Minggu, 17 April 2011

Manajemen Sekretaris (Pengertian, Tugas, Fungsi, Peran, Syarat, Tata Kerja, Dll)

Manajemen Sekretaris (Pengertian, Tugas, Fungsi, Peran, Syarat, Tata Kerja, Dll)

Semua ini saya rangkum dari buku Manajemen Sekretaris. Pengarangnya saya lupa. Tapi, semoga artikel ini bermanfaat bagi Anda.
A. Apa itu Manajemen? (Penjelasan Pengertian/Arti Definisi)
Manajemen adalah suatu ilmu atau seni mengenai perencanaan, pengambilan keputusan, pengorganisasian, pengendalian, dan kepemimpin segala sumber daya yang dimiliki dan digunakan atau dikelola secara efektif dan efisien untuk mencapai suatu tujuan. Tujuan siapa? Individu atau organisasi? Bisa kedua-duanya.
Melalui tulisan ini, saya akan memfokuskan manajemen pada organisasi, walaupun ada kegiatan manajerial pada individu. Kita pasati tahu, organisasi ada manusia-manusia yang bekerja sama untuk mencapai suatu tujuan. Mereka menetapkan suatu rencana, mereka melaksanakannya dan proses tersebut dilakukan dengan seksama dan diawasi oleh mereka supaya rencana yang telah ditetapkan dapat mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
Salah satu bagian yang sangat penting dari suatu organisasi adalah administrasi. Administrasi terdapat unsur penataan dan pengelolaan suatu kegiatan untuk mempermudah mencapai tujuan. Disamping itu, di dalam organisasi ada yang namanya tata usaha. Tata usaha adalah suatu peraturan yang terdapat dalam suatu proses penyelenggaraan kerja.
Administrasi merupakan proses penyelenggaraan organisasi secara menyeluruh, sedangkan tata usaha sebagai kegiatan pencatatan, penggolongan data, dan tulis-menulis dari proses tersebut.
Tata usaha sifatnya membantu atau menunjang kelancaran pekerjaan inti organisasi sehingga tata usaha merupakan unsur administrasi dalam suatu organisasi. Tata usaha menunjang administrasi sebagai proses kegiatan organisasi sehingga merupakan keseluruhan proses kerja sama antara dua orang atau lebih yang didasarkan atas rasioanlitas tertentu untuk mencapai tujuan yang telah disepakati bersama, maka kegiatan usaha amat diperlukan dalam suatu kantor.
Tata usaha mempunyai sifat-sifat berikut:
1. Besifat pelayanan, yaitu melayani pelaksanaan pekerjaan operatif untuk mencapai tujuan.
2. Bersifat menyeluruh, yaitu mencakup semua urusan dan keterangan dalam perkantoran.
Dengan demikian, tata usaha merupakan kegiatan yang berhubungan dengan jasa-jasa perkantoran yang terdiri dari hal-hal berikut :
1. Korespondensi dan laporan, kegiatan ini berhubungan dengan pencatatan relasi atau kemitraan kerja organisasi ataupun kantor samapi pada persiapan hal-hal yang harus dilapokan kepada pimpinan.
2. Tata hubungan, yaitu berhubungan dengan proses surat-menyurat, penerimaan dan pengiriman telepon serta faksimile atau internet.
3. Pencatatan dan perhitungan, kegiatan ini berhubungan denga data-data laporan, data statistik, dll.
4. Kearsipan, hal ini penting dalam rangka penyimpanan surat-surat atau dokumen yang dinilai penting dan berkaitan dengan kegiatan organisasi.
Dari peranan-peranan tata usaha tersebut, maka tata usaha merupakan proses penyelenggaraan yang berwujud 6 pola, yaitu :
1. Menghimpun, yaitu kegiatan-kegiatan mencari dan mengusahakan tersedianya segala keterangan yang tadinya belum ada atau berserakan sehingga siap untuk diperlukan.
2. Mencatat, yaitu kegiatan membubuhkan dengan berbagai peralatan tulis keterangan-keterangan yang diperlukan hingga berwujud tulisan yang dapat dibaca, dikirm, dan disimpan. Dalam perkembangan teknologi modern sekarang ini termasuk pola mematerikan keterangan-keterangan itu dengan alat-alat perekan suara sehingga dapat didengar.
3. Mengelola, yaitu bermacam-macam kegiatan mengerjakan keterangan-keterangan dengan maksud menyajikannya dalam bentuk yang lebih berguna.
4. Mengadakan, yaitu kegiatan memperbanyak dengan berbagai cara dan alat sebanyak jumlah yang diperlukan.
5. Mengirim, yaitu kegiatan menyampaikan dengan berbagai cara dan alat dari pihak ke pihak lain.
6. Menyimpan, yaitu menaruh alat dengan berbagai cara dan ditempatkan di tempat tertentu.
Masing-masing pola tata usaha ini, apabila dijalankan pada suatu organisasi akan menjadi berbagai kegiatan kerja ketatausahaan atau yang biasa disebut pekerjaan kantor. Dengan demikian, tata usaha sangatlah penting bagi suatu organisasi. Dengan adanya aktivitas tata usaha, maka pimpinan dapat memperoleh data yang bermanfaat yang dijadikan dasar tindakan-tindakan dan kebijakan-kebijakan yang akan dilaksanakan dalam pencapaian tujuan.
B. Apa itu Sekretaris? (Penjelasan Pengertian/Arti Definisi)
Dalam suatu organisasi atau perusahaan, pimpinan perusahaan pada umumnya dibantu oleh sekretaris. Sekretaris membantu pimpinannya salah satunya melalui kegiatan tata usaha yang telah dijelaskan di atas.
Sekretaris mempunyai arti rahasia atau orang yang memegang rahasia. Pengertian umum sekretaris mempunyai arti atau sama dengan penulis (notulen), walaupun sebenarnya pengertian penulis di sini tidak sama dengan penulis cerita pendek ataupun novel. Pengertian penulis di sini, orang yang berkaitan dengan kegiatan tulis-menulis atau catat-mencatat dari suatu kegiatan perkantoran atau perusahaan.
Secara definisi, kata sekretaris dapat kita pahami dari beberapa definisi :
1. Menurut M. Braum dan Ramon, sekretaris adalah seorang pembantu dari seorang kepala atau pimpinan yang menerima pendiktean, menyiapkan surat-menyurat, menerima tamu, memeriksa, atau mengingatkan pimpinannya mengenai kewajibannya yang resmi atau perjanjiannya dan melakukan banyak kewajiban lainnya yang berhubungan guna meningkatkan efektivitas dari pimpinannya mengenai kewajiban lainnya yang berhubungan untuk meningkatkan efektivitas pimpinannya.
2. Menurut Drs. The Liang Gie mengatakan bahwa sekretaris adalah seorang petugas yang pekerjaannya menyelenggarakan urusan surat-menyurat termasuk menyiapkan bagi seorang pejabat penting atau organisasi.
3. Menurut Drs. Ig. Wursanto mengatakan bahwa sekretaris adalah seorang pegawai yang bertugas membantu pimpinan kantor dalam menyelesaikan pekerjaan-perkerjaan pimpinannya.
Manajemen sekretaris merupakan suatu proses kegiatan mengelola dan mengatur segala sesuatu yang berhubungan langsung maupun tidak langsung dengan kegiatan pimpinan dalam rangka kelancaran pelaksanaan perkantoran atau organisasi. Jadi, pekerjaan seorang sekretaris, membantu pimpinan agar pimpinan kantor atau perusahaan dapat melaksanakan tugasnya secara efektif dan efisien.
Seorang sekretaris yang profesional mempunyai syarat-syarat tertentu yang harus dipenuhi dengan baik jika tidak pelaksanaan tugas dan fungsi kesekretarisannya akan berjalan dengan kurang baik. Secara umum, syarat untuk menjadi seorang sekretaris harus mempunyai minat untuk melaksanakan tugas kesekretarisan dan keahlian (skill) dibidang kesekretarisan sesuai dengan pengertian atau definisi tentang sekretaris.
Sedangkan syarat-syarat lain untuk menjadi sekretaris sebagai berikut :
1. Syarat kepribadian, yaitu sifat-sifat yang dimiliki oleh seseorang yang menjadi sekretaris, seperti penyabar, simpatik, bijaksana, penampilan baik, pandai bergaul, dapat dipercaya, memegang teguh rahasia, dll.
2. Syarat pengetahuan umum, yaitu memiliki pengetahuan tentang perkembangan yang berkaitan langsung maupun tidak langsung dengan pekerjaan kesekretariatan seperti bidang sosial kemasyarakatan, ekonomi, politik, dan hukum serta secara umum dalam rangka untuk kelancaran pelaksanaan tugasnya. Hal ini penting karena seorang sekretaris menghadapi banyak jenis pekerjaan sesuai dengan bidang yang dilakukan oelh seorang pimpinan sehingga kurang mengikuti perkembangan yang terjadi tentunya dapat mempengaruhi kelancaran pekerjaannya.
3. Syarat pengetahuan khusus, yaitu pengetahuan tertentu yang sesuai jabatan dan tugas sekretaris sesuai tempat dimana ia berkerja. Biasanya syarat pengetahuan khusus ini harus ditempuh melalui pendidikan yang sifatnya formal, seperti sekolah tentang manajemen kesekretarisan.
4. Syarat skill dan teknik kesekretariatan, kemampuan seorang sekretaris yang langsung berhubungan dengan tugas kesekretarisannya, seperti kemampuan mengetik, koresponden, stenograf, dan kearsipan.
5. Syarat praktek, yaitu kemampuan dalam melaksanakan tugas sehari-hari, seperti meneriam tamu, telepon, dan membuat agenda pertemuan pimpinan.
Berdasarkan perkembangan tugas dan fungsi sekretaris dewasa ini, makna sekretaris dapat mempunyai makna ganda, seperti :
1. Orangnya, yaitu seseorang yang telah memenuhi syarat-syarat tertentu dan dipandang mampu serta cakap dalam melaksanakan tugas-tugas kesekretarisan.
2. Jabatannya, yaitu wewenang dengan sekelompok tugas yang merupakan tanggung jawab tertentu, yakni tanggung jawab kesekretarisan.
Dengan demikian, peranan sekretaris terhadap kelancaran pelaksanaan tugas dan tanggung jawab pimpinan sangat besar sehingga jabatan seorang sekretaris merupakan jabatan yang menuntut profesional yang tinggi. Jadi, kemampuan pribadi seorang sekretaris dan kemampuan melaksanakan tugas sehari-hari menjadi bagian penting yang tidak dapat dipisahkan pada tugas seorang sekretaris.
C. Peran dan Tugas Sekretaris
Sekretaris memegang peranan yang penting dan dapat menentukan berhasil tidaknya tujuan perusahaan. Pentingnya peranan seorang sekretaris ini tentunya sesuai dengan jabatan sekretaris pada masing-masing organisasi. Peranan sekretaris secara umum dapat diketahui sebagai berikut :
1. Peranan sekretaris terhadap atasan :
a. Sebagai perantara saluran komunikasi dan pembinaan hubungan yang baik bagi orang yang ingin berhubungan dengan pimpinan.
b. Sebagai sumber informasi yang diperlukan pimpinan dalam memenuhi fungsi, tugas, dan tanggung jawab.
c. Sebagai pelanjut keinginan pimpinan kepada bawahan dalam pelaksanaan tugas.
d. Alternatif pemikiran dari pimpinan dalam ide-ide.
e. Sebagai faktor penunjang dalam keberhasilan pekerjaan dan cerminan pimpinan dan bawahan.
2. Peranan sekretaris terhadap bawahan (pimpinan) :
a. Penentuan kebijakan yang berlaku bagi pegawai bawahan secara adil, yaitu mengenai peraturan penempatan pegawai yang sesuai dengan kecakapan dan kemampuan (rule of the place).
b. Memberikan motivasi kerja kepada pegawai bawahan sehingga pekerjaan dapat berjalan lancar dan berhasil dengan baik.
c. Memberikan rasa bangga dan puas kepada pegawai bawahan dalam menjalankan pekerjaan.
d. Menerima pendapat dan usul bawahan dalam berbagai masalah.
e. Mengadakan pendekatan kepada pegawai bawahan untuk lebih mengerahkan dan mengetahui kelemahan dan kehendak pegawai bawahan.
Peranan sekretaris terhadap bawahan merupakan penilaian dari bawahan sehingga sikap dan tingkah laku sekretaris akan berpengaruh terhadap pekerjaan pegawai bawahan. Bagi sekretaris yang ramah dan komunikatif akan memberikan suasana hubuungan kerja yang baik bagi bawahan sehingga segala permasalahan dapat didiskusikan dan dicari cara penyelesaiannya.
Berkaitan dengan peranan sekretaris dalam menjalankan tugas dan fungsi jabatannya, hal yang sangat penting adalah mengenai pendekatan yang dapat dilakukan oleh seorang sekretaris. Beberapa cara seorang sekretaris dalam mengadakan pendekatan kepada pegawai bawahan, yaitu :
1. Memberi perintah atau instruksi kepada bawahan secara resmi, baik secara lisan maupun tertulis.
2. Mengadakan rapat atau pertemuan secara bersama-sama pada suatu waktu tertentu dengan pegawai bawahan.
3. Mengadakan pengawasan secara langsung pada saat-saat tertentu kepada pegawai bawahan yang sedang melaksanakan tugasnya, yaitu pengawasan yang bersifat positif. Bila terjadi kesalahan diberi petunjuk dan pmbinaan.
4. Mengadakan hubungan yang bersifat informal terhadap pegawai bawahan agar mendapat dukungan moril dalam pelaksanaan perkejaannya.
Peranan sekretaris dalam melakukan pendekatan terhadap bawahan sangat penting. Peranan sekretaris terhadap bawahan ataupun yang lainnya biasanya dikenal dengan istilah hubungan antar manusia atau lebih dikenal dengan istilah ”human relations”.
Human relation memiliki peranan yang penting dalam memecahkan berbagai masalah yang menyangkut faktor manusia dalam organisasi. Benturan psikologis dan konflik antara kepentingan pribadi dengan kepentingan organisasi sering terjadi, bukan saja antara pimpinan dengan karyawan, tetapi juga antara karyawan dengan karyawan, yang dapat mengganggu kelancaran organisasi dalam mencapai tujuan.
Semua organisasi memerlukan human relation. Sekretaris harus dapat membiasakan diri dalam kehidupan sehari-hari dengan berbagai macam tipe manusia atau dapat bergaul (memiliki keahlian interpersonal yang cakap).
Seorang sekretaris supaya dapat mengatasi permasalahan dalam hubungan antar manusia atau menjalin hubungan dengan manusia yang lain dengan baik, ia harus memahami kehendak dasar orang, apa yang mereka perkirakan dan perlukan dari orang-orang di tempat mereka bekerja. Menurut Abraham Maslow, ada kebutuhan yang harus dipenuhi oleh manusia dan kebutuhan ini bersifat hierarki. Artinya, seorang manusia tidak akan memenuhi kebutuhannya yang lain sebelum ia memenuhi kebutuhan yang harus dipenuhinya terlebih dahulu. Menurut Abraham Maslow, kebutuhan manusia dibagi menjadi 5 dan bersifat hierarki, yaitu :
1. Kebutuhan fisiologis, seperti sandang, pangan, dan papan. Inilah kebutuhan mendasar bagi manusia.
2. Kebutuhan keamanan, kebutuhan untuk bebas dari kekhawatiran akan hal-hal yang akan dialami di masa depan, seperti uang pensiun, keamanan, kehidupan hari tua yang terjamin, dll.
3. Kebutuhan sosial, kebutuhan yang diperoleh dari interaksi sosial, seperti rasa cinta dari orang lain, diterima oleh rekan kerja, dll.
4. Kebutuhan akan penghargaan diri, seperti penghormatan dari orang lain, reputasi, status, dll.
5. Kebutuhan aktualisasi diri, kebutuhan akan terpenuhinya keinginan manusia yang sempurna, seperti realisasi potensi diri untuk terus tumbuh dan pengembangan diri.
Tugas seorang sekretaris tentunya sesuai dengan fungsi jabatan sekretaris tersebut. Bagi organisasi yang besar, tugas sekretaris juga lebih berat karena selain betugas dan bertanggung jawab terhadap pimpinannya, ia juga harus bertanggung jawab untuk mengatur dan mengawasi tugas dan kegiatan bawahannya.
Secara umum tugas-tugas sekretaris meliputi hal-hal sebagai berikut :
1. Menerima dikte dari pimpinan.
2. Melaksanakan korespondensi (menerima dan mengirim surat-surat termasuk telepon, telegram, dan faksimile).
3. Menyimpan arsip-arsip yang dinilai penting.
4. Menerima tamu-tamu pimpinan.
5. Membuat jadwal pertemuan dan perjanjian-perjanjian pimpinan dengan teman relasi maupun kegiatan lainnya.
6. Menyiapkan bahan-bahan keterangan kepada pimpinan sesuai dengan kebutuhan pimpinan dalam rapat maupun kegiatan lainnya.
7. Bertindak sebagai perantara antara pimpinan dan bawahan.
8. Mengatur rapat-rapat dan seminar pimpinan dengan bawahan.
9. Menemani pimpinan dalam pertemuan penting.
10. Menyusun pidato-pidato untuk pimpinan.
Dalam pelaksanaan tugas dan tanggung jawab pada setiap orang untuk menjadi lebih baik, harus ada motivasi atau semangat kerja. Hal ini sangat penting bagi sekretaris terutama sekretaris eksekutif atau manajer karena mereka mempunyai tugas ganda, yaitu tugas terhadap kegiatan pimpinan sehari-hari dan tugas terhadap koordinasi maupun pengendalian bawahan.
D. Motivasi
Menurut Sondang P. Siagian, tidak dapat disangkal bahwa salah satu motivasi utama manusia adalah terpenuhinya kebutuhan pokoknya. Apabila ditinjau dari segi perilaku di dalam organisasi, ada sembilan jenis kebutuhan yang sifatnya non-material yang oleh para organisasi dipandang sebagai hal yang turut mempengaruhi perilakunya dan menjadi faktor motivasional yang perlu dipuaskan. Oleh karena itu, perlu selalu mendapat perhatian oleh setiap pimpinan dalam organisasi, yaitu :
a. Kondisi kerja yang baik, meliputi kondisi kerja yang menyangkut segi fisik dari lingkungan kerja, seperti :
1. Bangunan tempat berkeja yang menarik dan mempertimbangkan keselamatan kerja.
2. Ruang kerja yang menyenangkan.
3. Tersedianya peralatan kerja yang memadai.
4. Tersedianya tempat istirahat unutk melepas lelah.
5. Tersedianya tempat ibadah.
6. Tersedianya sarana anagkutan.
b. Perasaan diikutsertakan. Hal ini penting karena dapat menumbuhkan rasa tanggung jawab yang semakin besar dalam pelaksanaan tugas.
c. Cara pendisiplinan yang manusiawi, yaitu pengambilan tindakan disiplin dilakukan secara manusiawi dalam arti :
1. Dilakukan secara obyektif, yaitu menunjukkan kesalahan yang telah dilakukan atau perbuatan yang melanggar hukum atau ketentuan yang berlaku.
2. Hukuman yang dikenakan setimpal dengan kesalahan yang dilakukannya.
3. Teknik pendisiplinan tidak merendahkan martabat seseorang.
4. Tindakan disiplin yang bersifat mendidik.
5. Tindakan disiplin yang tidak dilakukan secara emosional.
6. Tindakan disiplin sesuai ketentuan peraturan yang berlaku.
d. Pemberian penghargaan atas pelaksanaan tugas dengan baik dapat dilakukan dengan :
1. Pujian yang dinyatakan dengan kata-kata.
2. Pujian yang dinyatakan secara tertulis dalam bentuk piagam atau sejenisnya.
3. Percepatan kenaikan gaji berkala.
4. Percepatan kenaikan pangkat.
5. Pemberian sesuatau barang yang bermanfaat bagi yang bersangkutan dalam melaksanakan tugas.
e. Kesetiaan pimpinan kepada karyawan. Hal ini dapat dilakukan dengan :
1. Kunjungan sewaktu-waktu ke rumah kediaman bawahan, ada atau tidak ada peristiwa yang terjadi dalam keluarga bawahan.
2. Menjenguk apabila ada bawahan yang sakit.
3. Menghadiri upacara penting dalam keluarga karyawan.
4. Membela bawahan terhadap pihak lain, meskipun secara intern bawahan mendapat teguran.
f. Promosi dan perkembangan bersama organisasi, yakni memberikan motivasi melalui memberikan informasi gambaran yang jelas kepada para anggota tentang jenjang karier yang dapat dinaiki oleh para karyawan tersebut apabila mereka mampu membuktikan prestasi kerja yang memuaskan.
g. Pengertian yang simpatik terhadap masalah-masalah pribadai bawahan. Dalam menghadapi situasi yang demikian, karyawan tersebut memerlukan ”strong shoulders to cry on” dalam arti akan memandang atasannya sebagai seseorang yang bukan saja mau mendengarkan dengan simpatik hal-hal yang berkaitan dengan maslaah pribadi yang dihadapi oleh bawahannya akan tetapi juga mampu memberikan nasehat tentang cara-cara untuk mengatasinya.
h. Keamanan pekerjaan, yakni terjaminnya seseorang memperoleh pekerjaan dan jabatan dalam organisasi selama ia melaksanakan tugasnya dengan baik dengan prestasi kerja yang memuaskan. Dengan kata lain setiap karyawan perlu merasa yakin bahwa ia tidak akan diperlakukan semena-mena, misalnya dalam bentuk pemecatan atau pemberhentian dengan tidak hormat tanpa alasan yang benar-benar kuat, baik secara legal maupun formal.
i. Tugas pekerjaan yang sifatnya menarik.
Apabila kita mengetahui motivasi kerja dari para pegawai, hal itu dapat dijadikan modal dalam melakukan penyempurnaan organisasi, kita dapat meningkatkan semangat kerja sehingga memungkinkan organisasi menampilkan pelayan yang berkualitas.
Berkaitan dengan motivasi ini, maka ada hal-hal yang amat penting bagi seorang pimpinan terhadap karyawan, yaitu :
1. Para pimpinan organisasi seyogyanya memberikan kesempatan kepada bawahannya untuk menyatakn keinginan, harapan, ide dan saran-saran, baik yang menyangkut utgas kewajiban mereka maupun yang menyangkut kehidupan organisasi sebagai keseluruhan.
2. Para pimpinan organisasi hendaknya terus berusaha untuk menumbuhkan, memelihara, dan mengembangkan hubungan personal yang intim dan serasi dikalangan para karyawan yang pada gilirannya akan menumbuhkan jiwa kebersamaan yang mendalam yang akhirnya akan meningkatkan produktivitas dan menumbuhkan perilaku organisasional yang diinginkan.
Di samping itu, motivasi sekretaris kepada bawahan untuk pimpinannya dapat berwujud, sebagai berikut :
1. Bertindak adil dan bijaksana, yakni bertindak sesuai dengan ketentuan yang berlaku dan benar.
2. Memberikan contoh yang baik, yakni menyangkut tentang etika dan cara kerja yang sesuai dengan visi dan misi organisasi.
3. Mengusahakan terpenuhinya keperluan pegawai bawahan, hal ini penting karena pemenuhan hak-hak bawahan akan memberikan pengaruh yang baik terhadap kinerja organisasi.
4. Menciptakan suasana kerja yang tenang, aman, dan tentram, yakni adanya lingkungan kerja yang kondusif sehingga semua bawahan dapat bekerja dengan baik dan lancar.
Di samping itu, seorang sekretaris tidak akan mencapai hasil yang baik tanpa adanya kerja sama pada semua pihak. Faktor-faktor yang penting dan mempengaruhi jalannya kerja sama sekretaris terhadap pihak lain, sebagai berikut :
1. Koordinasi, yakni terjadinya hubungan kerja antara pihak satu denga jenjang lainnya terutama dengan sekretaris.
2. Integrasi, yakni terciptanya sistem kerja yang menyatu dan terpadu secara sistematik sehingga setiap pihak sangat saling terkait.
3. Sinkronisasi, yakni adanya kesesuaian kerja antara pihak satu dengan lainnya, walaupun pada masing-masing pihak mempunyai tugas masing-masing.
4. Harmonisasi kerja sesama pegawai dan sekretaris.
5. Kesetiaan para pegawai, yakni berkaitan degan loyalitas dan kesungguhan untuk memajukan organisasi.
6. Berpikir secara kritis dan dinamis dalam rangka memajukan organisasi.
7. Tersedianya sarana dan fasilitas yang memadai sehingga pekerjaan dapat berjalan dengan baik dan lancar.
8. Tercukupinya dana untuk melakukan aktivitas organisasi, termasuk dalam hal gaji, walaupun pada dasarnya permasalahan gaji merupakan wewenang dari organisasi.
E. Sekretaris dan Kantor
Sekretaris dan kantor merupakan satu kesatuan yang utuh dan bahkan sekretaris adalah kunci kedua setelah manajer atau pimpinan. Segala urusan perkantoran mulai dari surat-menyurat sampai masalah keputusan pimpinan sangat mempunyai pengaruh terhadap sekretaris. Segala penyelesaian urusan dan proses administrasi perkantoran terletak pada kepintaran sekretaris.
1. Kewajiban Sekretaris karena Jabatannya
Pada dasarnya agar dapat menjalankan tugasnya dengan baik, sekretaris harus mengetahui benar tentang :
a. Tugas sekretaris sebagai pembantu manajer atau pimpinan.
b. Tugas sekretaris sebagai manajer atau pimpinan bawahannya.
c. Hal-hal yang bersifat umum dan punya hubungan dengan manajer.
d. Mengetahui tentang tujuan organisasi.
Berdasarkan jabatan seorang sekretaris, maka seorang sekretaris harus mampu melaksanakan tugasnya sebagai sekretaris dan mampu mengembangkan kemampuan kepribadian diri sebagai seorang sekretaris, maka seorang sekretaris harus dapat memenuhi keterampilan dasar mengenai :
- Surat-menyurat (korespondensi).
- Mengetik dan stenografi.
- Pembukuan (accounting).
- Penggunaan peralatan kantor.
- Pengarsipan (filling).
- Human relations.
Sedangkan untuk dapat meningkatkan kemampuan pribadi dan kepercayaan diri, maka seorang sekretaris harus :
a. Pandai menyesuaikan diri, yakni kemampuan menempatkan diri pada situasi tertentu.
b. Memahami segala tugas yang menjadi kewajibannya sehingga dapat menghindari kesalahan.
c. Mau bertanya terhadap segala sesuatu yang kurang jelas.
d. Dapta bekerja sendiri tanpa harus memperoleh bantuan orang lain.
e. Mampu menyesuaikan kondisi.
f. Bijaksana terhadap permasalahan yang dihadapi bawahan atau diri sendiri.
g. Teliti dan tekun dalam penyelesaian tugas dan kewajiban.
h. Inisiatif dan kreatif.
2. Sekretaris Harus Dapat Bekerja dengan Atasannya
Sekretaris adalah bawahan langsung dari pimpinannya sehingga segala sesuatu yang telah diperintahkan oleh pimpinan harus mutlak dilaksanakan oleh sekretaris dan sekretaris harus dapat menerima tugas tersebut sebagai suatu kewajiban. Dengan demikian, agar tugas sekretaris terhadap atasannya dapat berjalan dengan baik dan sempurna, maka seorang sekretaris harus mengetahui hal-hal sebagai berikut :
a. Sekretaris harus tahu sikap dan pribadi pimpinan.
b. Sekretaris harus dapat mengetahui kondisi pimpinan.
c. Sekretaris dan pimpinan kiranya terjadi hubungan kerja yang harmonis.
d. Sekretaris harus mampu memelihara wibawa atasannya.
e. Sekretaris harus mampu memelihara wibawa atasannya.
f. Sekretaris harus mampu mencerminkan sikap dan kebijakan atasan dalam suatu sistem organisasi.
g. Sekretaris harus mampu menciptakan lingkungan kerja yang kondusif antara pimpinan dengan bawahan.
h. Sekretaris harus mampu memelihara sistem kontrol terhadap hubungan kerja dengan atasan.
i. Sekretaris harus mampu memberikan pemikiran positif terhadap penyelesaian masalah maupun pada perencanaan pengembangan organisasi.
3. Memelihara Konsistensi Kerja
Untuk dapat membantu pimpinan untuk memelihara manajemen dengan baik dan lancar, seorang sekretaris harus selalu melakukan hal-hal sebagai berikut :
a. Selalu menilai (evaluasi) hasil perkejaannya, baik pekerjaan pribadi maupun bawahannya.
b. Memelihara mutu pekerjaan dan kelancaran pekerjaan, terutama pekerjaan bawahan secara organisatoris.
c. Mempunyai rencana kerja yang baik dan matang.
d. Memperhatikan setiap instruksi pimpinan.
e. Mampu memprioritaskan pekerjaan yang lebih penting dan mendesak.
f. Menyelesaikan pekerjaan dengan penuh perhatian dan konsentrasi.
g. Mampu menanggulangi hambatan-hambatan dalam penyelesaian pekerjaan.
h. Bekerja dalam kerangka suatu sistem.
Memelihara konsistensi kerja seorang sekretaris terhadap tugas dan fungsinya sangat penting karena sebagian besar tanggung jawab organisasi terletak pada sekretaris. Kemampuan memanajerial dan pelayanan tugas pada pimpinan merupakan konsistensi terhadap pekerjaan sengatlah dipentingkan.
Mengkomunikasikan perubahan yang terjadi oleh seorang sekretaris sangat penting, apabila dilihat dari segi keprilakuan , yaitu setiap orang di dalam organisasi perlu mengetahui bukan saja tentang peranannya dalam organisasi yang sedang berkembang, tetapi yang menyangkut pengaruh perubahan terhadap jenjang karier dan keamanan pekerjaan mereka.
4. Mekanisme dan Tata Cara Kerja
Berhasilnya pekerjaan kantor bukan hanya terletak pada kecerdasan dan keterampilan pegawai saja, tetapi juga dipengaruhi oleh perilaku dan kondisi perkantoran. Oleh karena itu, bukan peraturan yang bersifat ketat yang mengatur terlaksanannya disipilin kerja, melainkan terlaksananya fungsi tiap unsur manajemen atas dasar kesadaran tugas dan peranannya.
Sesuai dengan kedudukan, fungsi, dan tugas maka dapat dilakukan :
a. Penyederhanaan cara kerja yang efisien dan efektif, seperti cara penyimpanan arsip surat-surat penting.
b. Penetapan jadwal kerja yang tepat, terutamam jadwal kerja pimpinan yang sangat padat.
c. Penggunaan peralatan komunikasi dengan tujuan efisiensi waktu dan biaya.
d. Membuat agenda penting sebagai materi pembicaraan dalam rapat-rapat organisasi.
e. Pembagian kerja yang jelas dan tegas sesuai dengan kemapuan profesional bawahan.
f. Pelaksanaan sistem pengawasan dan pengendalian terhadap cara kerja bawahan dengan tidak mengganggu suasana kerja bawahan.
Pemahaman seorang sekretaris terhadapa fungsi dan jabatannya sangatlah penting, hal ini untuk :
a. Memahami fungsi struktur organisasi.
b. Melakukan koordinasi dan komunikasi dengan seluruh jenjang manajemen organisasi.
c. Memelihara kehidupan pelaksanaan manajemen organisasi.
Dalam organisasional telah disadari bahwa adanya rencana yang mantap dengan skala prioritasnya, tidak dengan sendirinya merupakan jaminan bahwa pelaksanaan akan benar-benar sesuai dengan rencana. Ketidaksesuaian itu dapat timbul karena beberapa faktor, seperti :
a. Kesalahan-kesalahan teknis yang munbgkin dapat diselesaikan, tetapi mungkin juga sulit untuk diselesaikan.
b. Keterbatasan pengetahuan dan keterampilan para pelaksana pekerjaan di lapangan.
c. Timbulnya force majeur yang tidak pernah diduga sebelumnya sehingga menyulitkan pelaksanaan pekerjaan.
d. Unsur kesengajaan dari anggota organisasi yang dengan itikad tidak baik dan mau merusak citra organisasi.
e. Penyalahgunaan teknologi, peralatan, kedudukan, dan wewenang.
Untuk mencegah keadaan negatif yang demikian atau paling tidak untuk berusaha menguranginya, selalu diperlukan pengawasan, baik pengawasan yang dilakukan oleh setiap pimpinan maupun pengawasan yang dilakukan oleh sekretaris dan kalangan anggota organisasi.
F. Disiplin dan Kode Etik Perkantoran
Peraturan disiplin pegawai dan kode etik umumnya disusun berdasarkan struktur dan fungsi organisasi yang tentunya tidak terlepas dari unsur-unsur :
a. Hukum, konstitusional, atau pranata (ketertiban).
b. Struktur secara formal.
c. Kaidah-kaidah organisasi.
d. Sasaran dan tujuan.
e. Latar belakang sejarah.
Untuk dapat melaksanakan disiplin kerja bagi seorang sekretaris supaya segala hal berjalan dengan baik dan tertib, maka permulaan yang harus dilakukan adalah dengan melakukan perencanaan dan pengontrolan kegiatan melalui :
a. Rencana kegiatan secara harian (rutin).
b. Buku catatan kegiatan (buku harian).
c. Sistem kearsipan.
d. Jadwal kerja.
e. Agenda kerja.
f. Pengontrolan pengiriman surat-menyurat.
Disiplin kerja sangat penting karena itu disiplin kerja ini tidak saja harus dilakukan oleh seorang sekretaris, tetapi juga oleh seluruh karyawan sesuai tugas masing-masing.
Kemampuan seorang sekretaris untuk tetap menjaga dan memelihara agar tugas dan fungsi sekretaris sebagai pembantu pimpinan tetap berjalan adalah sangat penting, terutama bila seorang sekretaris harus mendampingi pimpinan yang :
a. Mempunyai fungsi bermacam-macam.
b. Kegiatan pimpinan yang tidak hanya di kantor saja.
c. Ada beberapa tugasnya yang harus dilimpahkan kepada sekretaris.
d. Jadwal kegiatan pimpinan yang dapat berubah setiap saat.
G. Peranan Sekretaris dalam Human Relations
Human relation merupakan hal yang sangat penting dalam organisasi karena organisasi tidak pernah lepas dari faktor manusia yang memiliki beranekaragam sifat. Sekretaris sebagai bagian dari organisasi selalu berhadapan dengan pimpinan dan bawahannya dan orang-orang dari luar organisasi yang memiliki sifat dan kepentingan yang berbeda.
Dengan mengetahui sifat-sifat dan kepentingan seseorang lewat human relation, sekretaris akan cepat dan mudah untuk mengatasi setiap orang yang mempunyai kepentigan tersebut. Sikap-sikap yang sangat bermanfaat dalam human relation, yaitu :
a. Bersikap sabar dan tenggang rasa terhadap pekerjaan dan permasalahan yang dihadapi.
b. Saling pengertian.
c. Tegas
d. Obyektif
e. Menghargai pendapat dan usul orang lain.
f. Adil
Komunikasi, koordinasi, dan kerja sama sangatlah penting dalam suatu organisasi sehingga diperlukan perhatian terhadap masalah orang dan pengawasannya (cara kerja dan sikapnya) sehingga sangat diperlukan adanya human relation.
Permasalahan yang sering dihadapi oelh sebuah organisasi adalah komunikasi yang tidak efektif. Gejala-gejala yang sering terjadi, seperti :
a. Kurangnya informasi mengenai data dan keterangan terutama yang memerlukan perbaikan dan sering terdapat kekurangmampuan untuk merinci hasil yang dicapai.
b. Bidang tanggung jawab kurang jelas dirumuskan sehingga tidak jelas bentuk dan lingkup perlimpahan tugas.
c. Penyampain petunjuk kerja secara jelas sering tidak terjadi dan hal ini memperlihatkan adanya komunikasi yang kurang benar.
Dengan melihat permasalahan tersebut, peran sekretaris dalam human relation sangatlah penting. Hal ini tidak saja dalam pengertian hubungan kerja antara pimpinan dan bawahan, tetapi juga termasuk pada hubungan informal atau hubungan kemanusiaan antara pimpinan dan bawahan dalam rangka menciptakan suasana kerja yang kondusif.
Salah satu peran sekretaris yang sangat penting adalah penyampain pesan kepada bawahan. Pesan yang dimaksud disini hendaknya diinterpretasikan dalam arti luas, yaitu sesuatu hal yang ingin disampaikan kepada orang, dalam hal ini adalah bawahan. Maka, pesan dapat diartikan sebagai :
a. Keputusan untuk dilaksanakan.
b. Keputusan untuk dipahami dan dioperasionalkan
c. Perintah untuk dikerjakan.
d. Instruksi untuk dilaksanakan.
e. Informasi untuk diketahui.
Dalam hubungan hierarki, peran sekretaris antara lain menyampaikan informasi, saran, dan hasil telaah bawahannya kepada pimpinannya. Keterampilan komunikasi secara efektif mutlak perlu terutama kemampuan berbicara secara persuasif, menulis dengan jelas dan dengan tata bahasa yang baik serta menyampaikan ”pesan” dalam arti kemampuan menyampaikan ide secara meyakinkan. Di samping itu, ”pesan” sebaiknya mengandung unsur :
a. Pendapat.
b. Saran.
c. Kritik yang sifatnya membangun.
d. Permintaan sumbangan pikiran.
e. Informasi.
Kelima hal tersebut amat penting dalam rangka usaha menumbuhkan, memelihara, dan mempertahankan semangat kebersamaan dan hubungan human relation dengan penuh rasa solidaritas dan semangat kerja sama yang tinggi.
H. Catatan-catatan Kantor
Untuk melaksanakan pekerjaan secara teratur dan cepat dalam organisasi, para manajer atau pimpinan harus mempunyai informasi tertulis supaya dapat melaksanakn perencanaan dan evaluasi secara tepat. Informasi sangat diperlukan dalam proses pemecahan masalah (problem solving) dan pengambilan keputusan (decision making), apabila informasi dan keterangan yang dibutuhkan, baik catatan kantor maupun laporan tidak tersedia, akan sulit untuk mengambil langkah-langkah dan kebijakan yang diperlukan. Oleh karena itu, peran sekretaris diperlukan untuk membantu pimpinan dalam mengelola catatan-catatan organisasi.
Catatan kantor adalah dokumen yang mengandung data atau informasi tertulis mengenai fakta atau kejadian tertentu yang menyangkut organisasi. Jenis-jenis catatan kantor sangat banyak bentuknya, antara lain :
1. Catatan tentang keuangan, meliputi :
a. Keuangan operasional.
b. Keuangan pendapatan.
2. Catatan tentang program, meliputi :
a. Program jangka pendek.
b. Program jangka menengah.
c. Program jangka panjang.
3. Catatan tentang produksi, meliputi :
a. Produk barang setengah jadi.
b. Produk barang jadi.
4. Catatan tentang sumber daya, meliputi :
a. Potensi sumber daya ekonomi yang dimiliki.
b. Potensi sumber daya manusia
c. Dll.
Tujuan adanya catatan kantor untuk :
a. Menyediakan data-data dan fakta yang bersifat akurat sehingga pimpinan tidak perlu mengingat-ingat dan menduga-duga yang sifatnya meragukan.
b. Untuk mengorientasikan kegiatan. Artinya dengan adanya catatan-catatan kantor dapat diketahui sampai di mana perkembangan dan kemajuan organisasi.
c. Sebagai dasar pembuatan kebijakan. Dengan analisa, sintesa, dan penafsiran, maka dapat dibuat kebijaksanaan yang akan datang.
d. Memenuhi persyaratan undang-undang. Catatan kantor memberikan bukti-bukti yang sah dan mengandung makna perlindungan hukum.
e. Menentukan kelemahan dan kelebihan organisasi.
f. Catatan kantor membantu petugas untuk melakukan koreksi (inspeksi).
Pencatatan atau pengontrolan catatan kantor pada dasarnya sanam baik yang sifatnya masuk dan keluar perlu dicatat. Pencatatan catatan kantor diperlukan untuk mempermudah pengendalian atau pengontrolannya.Pencatatan atau pengontrolan catatan kantor, bentuknya dapat berupa :
1. Kartu kendali.
2. Buku agenda.
3. Buku agenda pembantu.
I. Bentuk-bentuk Catatan Kantor
Bentuk catatan kantor ada bermacam-macam, tetapi ada tiga catatan kantor yang utama dan perlu mendapat perhatian, yaitu :
1. Formulir.
2. Surat-surat
3. Laporan.
A. Formulir
Pada dasarnya, formulir banyak bentuk dan jenisnya, namun, organisasi menggunakan formulir untuk penataan sistem informasi manajemennya supaya mempermudah seseorang melakukan sesuatu.
Tujuan penggunaan formulir, yaitu :
a. Mengetahui identitas seseorang ataupun badan-badan hukum tertentu.
b. Mengetahui maksud dan tujuan seseorang atau lembaga tertentu.
c. Mengetahui siapa yang diinginkan untuk ditemui atau dicari.
d. Mengetahui informasi-informasi lain yang berkaitan dengan seseorang atau lembaga tertentu.
Manfaat yang dapat diperoleh dengan adanya formulir pada suatu organisasi, yaitu :
a. Mempermudah kita mengisi identitas seseorang atau lembaga tertentu.
b. Mempermudah cara bekerja seseorang sekretaris secara cepat dan tepat.
c. Dapat menjadi bukti kuat dan sah.
d. Dapat diarsipkan.
B. Surat-surat (Korespondensi)
Surat adalah alat komunikasi yang berasal dari satu pihak dan ditujukan kepada pihak lain untuk menyampaikan warta atau pesan. Bahasa yang digunakan dalam surat harus menggunakan kata-kata yang bersifat umum dan jelas, dapat dimengerti maksud dan tujuannya serta tepat pada sasaran.
Macam-macam jenis surat dapat ditinjau dari beberapa beberapa hal, yaitu :
a. Menurut wujud surat :
1. Kartu pos.
2. Warkat pos.
3. Surat bersampul.
4. Nota.
5. Telegram.
6. Surat pengantar.
b. Menurut tujuan surat :
1. Surat pemberitahuan.
2. Surat perintah.
3. Surat permintaan.
4. Surat panggilan.
5. Surat peringatan.
6. Surat keputusan.
7. Surat perjanjian.
8. Surat laporan.
9. Surat pesanan.
10. Surat penawaran.
c. Menurut sifat isi dan asal surat :
1. Surat dinas.
2. Surat niaga.
3. Surat pribadi.
d. Menurut jumlah penerima surat :
1. Surat biasa.
2. Surat edaran.
3. Surat pengumuman.
e. Menurut keamanan isi surat :
1. Surat sangat rahasia.
2. Surat segera.
3. Surat biasa.
f. Menurut prosedur pengurusan surat
1. Surat masuk.
2. Surat keluar.
g. Menurut jangkauan surat :
1. Surat intern.
2. Surat ekstern.
C. Laporan
Laporan merupakan bentuk catatan kantor yang memperkuat hubungan secara struktural dari pegawai ke pimpinan. Secara berkala, pegawai perlu melaksanakan laporan-laporan untuk menganalisis perkembangan organisasi atau perusahaan.
Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam membuat laporan :
1. Kejelasan, laporan ditulis secara ringkas, dan bahasanya baik.
2. Ketetapan, laoran yang ditulis harus menyangkut persoalan yang benar dan penggunaan istilah yang tepat.
3. Kelengkapan, laporan harus menyangkut semua segi yang harus disampaikan menyangkut kegiatan, efektivitas, hasil pencapaian, dan tujuan.
4. Penyelarasan, laporan yang baik memungkinkan timbulnya pandangan yang lebih lanjut.
Laporan merupakan informasi yang dapat menjadi dasar penentuan kebijaksanaan dan pengambilan keputusan. Laporan memberikan gambaran tentang apa (what), di mana (where), kapan (when) mengapa (why), dan siapa (who).
Fungsi-fungsi laporan :
a. Pertanggungjawaban dan pengawasan.
b. Penyampaian informasi.
c. Bahan pengambilan keputusan.
d. Pengembangan.
Syarat-syarat laporan :
a. Laporan harus benar dan obyektif.
b. Laporan harus jelas dan cermat.
c. Laporan harus tepat sesuai sasaran dan tujuan.
d. Laporan harus lengkap dan menyangkut semua hal yang harus dilaporkan.
e. Laporan harus tegas dan konsisten.
f. Laporan harus tepat pada waktunya.
Langkah-langkah dalam pembuatan laporan :
a. Menentukan masalah atau obyek yang akan dilaporkan.
b. Mengumpulkan data dan fakta meliputi surat keputusan, struktur organisasi, data keuangan, materil, perlengkapan, tabel, grafik, dsb.
c. Mengklasifikasikan data.
d. Evaluasi dan pengolahan data.
e. Penulisan dan kesimpulan serta saran.
Menurut Waworuntu, untuk membuat laporan tertulis yang baik dari semua pedoman yang ditulis dalam berbagai buku tentang pelaporan dapatlah disimpulkan menjadi enam bagian, yaitu :
1. Kejelasan (clarity), yakni setiap laporan yang baik memiliki kejelasan, yaitu ditulis secara ringkas dengan gaya bahasa yang baik dan mudah dibaca.
2. Ketetapan (consistency), yakni suatu laporan yang baik harus tetap memperhatikan atau memperbincangkan bidang permasalahan yang telah ditentukan dan tidak menyimpang ke permasalahan lain. Juga, istilah dan pengertian yang telah dipakai tidak berubah sepanjang laporan tersebut.
3. Kelengkapan (adequancy), yakni suatu laporan yang baik harus lengkap dalam semua segi yang perlu disampaikan, tidak ada keteledoran atau bagian-bagian penting yang terlewati untuk disampaikan.
4. Ketetapan waktu (timeliness), yakni laporan yang baik hendaknya disampaikan pada waktunya. Juga, data dan penafsiran yang disajikan harus dalam rangka keadaan sekarang.
5. Kemungkinan penyelarasan (adaptability), yakni laporan yang baik mengakui kemungkinan timbulnya pandangan yang berlainan terhadap permasalahan yang dilaporkan itu dengan menyajikan data yang diperlukan.
6. Minat (interest), yakni laporan yaang baik hendaknya bersih dari perkataan yang tidak tepat dan tidak berguna sehingga dapat menimbulkan minat dan mempertahankan perhatian dari pembacanya.
Laporan secara lisan dapat diperoleh dari wawancara dengan pegawai yang bersangkutan atau rapat yang sekaligus meliputi semua pegawai. Manfaat dengan adanya laporan secara lisan ini :
1. Terjadinya penyampaian informasi dari bawah kepada atasan.
2. Terjadinya diskusi antara bawahan dengan atasan.
3. Kemungkinan ada informasi lain yang penting berkaitan dengan laporan tersebut.
4. Terjadinya perkenalan diri dan kemampuan pegawai secara lebih baik.
5. Pegawai bawahan dapat memberikan masukan dalam rangka perbaikan dan pengembangan organisasi atau perusahaan.
Laporan merupakan tujuan akhir dari setiap sistem pemrosesan informasi, seba, laporan merupakan kesimpulan dari semua data yang sebelumnya dikumpulkan dan diproses dalam perusahaan atau organisasi. Laporan merupakan informasi umpan balik (information feed-back) yang menjadi dasar penentuan kebijakan dan pengambilan keputusan. Laporan diperlukan untuk mengukur hasil kegiatan, efektivitas dan kebijakan, dan hasil pelaksanaan pencapaian tujuan (accomplishment of company objective) dari suatu rencana organisasi atau perusahaan.
J. Kearsipan
Kearsipan merupakan salah satu tugas sekretaris. Kearsipan adalah naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh suatu organisasi. Pekerjaan administrasi terdapat pada perencanaan, pelaksanaan, sampai pada pengawasan. Hasil pekerjaan administrasi adalah arsip dan arsip juga merupakan alat bantu untuk menyelesaikan pekerjaan-pekerjaan administrasi.
Berdasarkan penggolongannya, arsip dibagi menjadi empat penggolongan :
1. Arsip vital. Arsip yang sangat penting dan tidak dapat diganti kembali bila dimusnahkan, seperti akte pendirian perusahaan.
2. Arsip penting. Arsip ini melengkapi kegiatan rutin dan dapat diganti dengan biaya tinggi dan lama, seperti arsip bukti-bukti keuangan.
3. Arsip berguna. Arsip ini berguna sementara dan dapat diganti dengan biaya rendah, seperti surat pesanan.
4. Arsip tidak berguna. Arsip ini dapat dimusnahkan sesudah dipakia sementara, seperti surat undangan rapat.
K. TUGAS SEKRETARIS DALAM RAPAT-RAPAT PENTING
1. Saat persiapan (perencanaan) :
a. Banyaknya undangan, termasuk siapa yang akan diundang.
b. Pembicara dan tema pembicaraan (agenda rapat).
c. Pengaturan ruangan dan fasilitas
d. Petugas dokumentasi, M.C., dan notulen.
2. Saat rapat berlangsung :
a. Daftar tamu/hadir.
b. Surat izin bagi yang berhalangan.
c. Hal-hal yang perlu dilaporkan (bahan dan data-data).
d. Keputusan rapat (kesimpulan).
e. Penutupan rapat (adakah informasi selanjutnya dsb).
f. Melakukan notulen.
g. Menyimpan arsip-arsip.
Selanjutnya, hal-hal penting yang perlu diketahui oleh sekretaris mengenai rapat atau pertemuan, yaitu :
1. Pengaturan tempat duduk
Pengaturan tempat duduk harus disesuaikan dengan sifat pertemuan atau rapat dan banyak sedikitnya tamu yang akan hadir dalam rapat, maka perlu diperhatikan pengaturan tempat duduk, yaitu :
a. Berbentuk setengah lingkaran.
b. Berbentuk lingkaran.
c. Berbentuk tapal kuda.
d. Berbentuk kelas.
e. Berbentuk empat persegi panjang.
2. Alat-alat perlengkapan rakyat
a. Sound system, microphone, dll.
b. Papan tulis, alat tulis, tongkat petunjuk, dll.
c. Overhead projector.
d. Alat-alat tulis bagi peserta dll. sesuai keperluan.
3. Macam-macam rapat menurut tujuan dan sifatnya
a. Menurut tujuannya meliputi :
1. Rapat penjelas, yakni rapat yang sifatnya hanya memberikan penjelasan kepada bawahan dari hasil keputusan atau kebijakan pimpinan.
2. Rapat pemecahan masalah, yakni rapat yang bertujuan untuk mencari penyelesaian terhadap permasalahan yang sedang maupun yang akan dihadapi.
3. Rapat perundingan, yakni rapat yang terjadi diantara dua pihak dalam rangka untuk mencapai suatu kesepakatan tertentu secara adil dan merata.
b. Menurut sifatnya meliputi :
1. Rapat formal dan informala, yakni rapat yang secara resmi atau tidak resmi yang dilaksanakan oleh pimpinan-pimpinan organisasi.
2. Rapat tertutup dan terbuka, yakni rapat yang dapat diikuti oleh semua pimpinan dan bawahan atau rapat yang hanya khusus untuk para pimpinan organisasi sehingga tidak diperbolehkan bawahan untuk ikut rapat.
3. Rapat ekstern atau intern, yakni rapat yang dilaksanakan oleh organisasi tersebut atau rapat yang dilaksanakan di luar organisasi atau lembaga yang berwenang.
4. Rapat umum, yakni rapat yang terbuka untuk semua, baik oleh pimpinan atau bawahan.
c. Menurut jangka waktunya meliputi :
1. Rapat mingguan.
2. Rapat bulanan.
3. Rapat triwulan.
4. Rapat semesteran.
5. Rapat tahunan.
d. Menurut yang menghadirinya meliputi :
1. Rapat pimpinan.
2. Rapat staf.
3. Rapat pleno.
Selain tugas-tugas sekretaris tersebut di atas, ada tugas lain yang juga penting diketahui bagi kelancaran tugas seorang sekretaris, yaitu tugas dalam bidang statistik, yaitu merupakan tugas melakukan keterangan-keterangan statistik dari data-data yang ada ke dalam bentuk-bentuk susunan berupa :
1. Tabel atau daftar, yakni susunan angka-angka dalam bentuk kolom-kolom dan daftar-daftar tertentu.
2. Grafik garis, yakni bilangan angka-angka yang dinyatakan dalam wujud garis.
3. Diagram batang atau balok (histogram), yakni susunan angka-angka dalam bentuk balok.

PENDELEGASIAN

PENDELEGASIAN

Sebenarnya, apakah pendelegasian itu? Ada yang berkata, "Sharing is delegation." Pernyataan ini adalah prinsip dasar umum yang menjelaskan apa sebenarnya pendelegasian itu. Bagian ini secara khusus akan menguraikan pengertian pendelegasian serta semua aspek terkait yang ada di dalamnya.

PENGERTIAN PENDELEGASIAN

1. Pendelegasian ialah proses terorganisir dalam kerangka hidup organisasi/keorganisasian untuk secara langsung melibatkan sebanyak mungkin orang dan pribadi dalam pembuatan keputusan, pengarahan, dan pengerjaan kerja-yang berkaitan dengan pemastian tugas.

2. Pendelegasian ialah tindakan memercayakan tugas (yang pasti dan jelas), kewenangan, hak, tanggung jawab, kewajiban, dan pertanggungjawaban kepada bawahan secara individu dalam setiap posisi tugas. Pendelegasian dilakukan dengan cara membagi tugas, kewenangan, hak, tanggung jawab, kewajiban, serta pertanggungjawaban, yang ditetapkan dalam suatu penjabaran/deskripsi tugas formil dalam organisasi.

DASAR PENDELEGASIAN
Pokok pembahasan tentang dasar pendelegasian ini berupaya untuk menjawab pertanyaan "mengapa pendelegasian itu penting?" Atau "mengapa pendelegasian itu penting dalam hidup dan kerja suatu organisasi?" Pendelegasian itu sangat penting bagi hidup dan kerja setiap organisasi dengan alasan-alasan mendasar berikut di bawah ini.

1. Pemimpin hanya dapat bekerja bersama dan bekerja melalui orang lain, sesuatu yang hanya dapat diwujudkannya melalui pendelegasian.

2. Melalui pendelegasian, pemimpin memberi tugas, wewenang, hak, tanggung jawab, kewajiban, dan pertanggungjawaban kepada bawahan demi pemastian tanggung jawab tugas (agar setiap individu peserta suatu organisasi berfungsi secara normal).

3. Dengan pendelegasian, pekerjaan keorganisasian dapat berjalan dengan baik tanpa kehadiran pemimpin puncak atau atasan secara langsung.

4. Dalam pendelegasian, pemimpin memercayakan tugas, wewenang, hak, tanggung jawab, kewajiban, dan pertanggungjawaban yang sekaligus "menuntut" adanya hasil kerja yang pasti dari bawahan.

5. Dalam pendelegasian, pemimpin memberikan tugas, wewenang, hak, tanggung jawab, kewajiban, dan pertanggungjawaban yang sepadan bagi pelaksanaan kerja sehingga bawahan dengan sendirinya dituntut untuk bertanggung jawab penuh dalam pelaksanaan kerja.

SIFAT DELEGASI

1. Pendelegasian tidak sama pada setiap tingkat hierarki organisasi. Besar kecilnya pendelegasian adalah sesuai dengan tugas, hak, wewenang, kewajiban, tanggung jawab, dan pertanggungjawaban setiap individu dalam hierarki organisasi.

2. Pendelegasian tidak dapat ditransfer dari satu tugas ke tugas yang lain dalam suatu organisasi karena satu pendelegasian berlaku untuk satu tugas saja.

SIKAP TERHADAP DELEGASI

Ada beberapa sikap terhadap delegasi/pendelegasian yang memiliki efek negatif ataupun positif. Sikap-sikap tersebut adalah sebagai berikut.

1. Pemimpin sering tidak mendelegasikan tugas karena pelbagai alasan, yaitu pemimpin tidak tahu atau takut, dan mempertahankan status quo, serta tidak memercayai orang lain/mencurigai orang lain.

2. Pemimpin sering mendelegasikan semua tugas karena pemimpin tidak tahu ataupun ingin membebaskan diri/meringankan diri dari kewajibannya.

3. Pemimpin sering mendelegasikan sedikit tugas karena pemimpin takut atau sangat hati-hati, atau kurang/tidak percaya.

4. Pemimpin dapat dan patut mendelegasikan tugas dengan bertanggung jawab. Hal ini dapat dilakukan dengan memerhatikan beberapa faktor penting berikut ini.

1. Tugas yang tepat harus diberikan kepada orang yang tepat pula, sesuai dengan kapasitas/kompetensi yang ada padanya.
2. Tugas yang tepat yang akan didelegasikan harus sepadan dengan wewenang, hak, tanggung jawab, kewajiban, dan pertanggungjawaban yang tepat pula.
3. Memercayakan suatu tugas harus disertai perhitungan waktu yang tepat, kondisi yang tepat dalam suatu sistem manajemen terpadu yang baik.
4. Pendelegasian harus dilaksanakan dengan ekspektasi pragmatis yang didukung oleh sistem pengawasan yang baik guna menciptakan efektivitas dan efisiensi kerja serta produksi yang tinggi.
5. Pemimpin sebagai pemberi tugas harus secara konsisten memberikan dukungan penuh ("backing") kepada setiap bawahan yang menerima pendelegasian tugas darinya.
6. Pendelegasian yang dilaksanakan dengan cara yang tepat, dapat didefinisikan sebagai empat hal berikut.

* Cara bijaksana, yaitu sikap bertanggung jawab penuh dari pemimpin dan bawahan. Pemimpin melaksanakan pendelegasian serta memberi dukungan, sementara bawahan siap serta taat kepada pemimpin dalam melaksanakan tugas/tanggung jawab yang dipercayakan kepadanya.

* Cara konsistensi, yaitu sikap pasti yang terus-menerus dipertahankan oleh pemimpin dan bawahan, antara lain:
1. tetap (tidak berubah) -- berdasarkan ketentuan/polisi kerja organisasi yang berlaku;
2. teratur (berdasarkan sasaran/kecepatan/ketertiban yang diminta) -- sesuai dengan sistem manajemen organisasi yang ada.
3. terus-menerus (mencegah/mengatasi hambatan dengan bekerja secara tetap) -- yaitu sesuai dengan tuntutan kerja dan batas waktu yang telah ditetapkan.

* Efektif dan efisien, yaitu memperhitungkan faktor kualitas dan kuantitas kerja.

* Pragmatis dan produktif, yaitu berorientasi kepada hasil atau produksi tinggi, sesuai dengan perencanaan.

SIKAP PEMIMPIN TERHADAP PENDELEGASIAN

Pendelegasian hanya akan berfungsi secara efektif apabila pemimpin memahami dan mengambil sikap yang tepat terhadap pendelegasian itu.

1. Pemimpin tertinggi dan yang setingkat di atas setiap bawahan bertanggung jawab penuh atas tugas yang didelegasikan dengan memberi dukungan penuh kepada bawahan dengan memenuhi apa yang dibutuhkan dalam menjalankan tugas.

2. Pemimpin yang mendelegasikan tugas bertanggung jawab memberi kredit kepada setiap pelaksana tugas atas hasil kerja yang telah diperlihatkannya.

3. Pemimpin yang mendelegasikan tugas mutlak bertanggung jawab penuh atas sukses atau gagalnya suatu pelaksanaan kerja serta segala konsekuensi yang ditimbulkan oleh setiap bawahannya.

POLA PENDELEGASIAN

Pola pendelegasian yang membawa hasil memiliki ciri-ciri khusus yang harus dipahami oleh setiap orang. Ciri-ciri khusus tersebut dapat dijelaskan sebagai berikut.

1. Pendelegasian yang menghasilkan bukanlah pendelegasian pesuruh/babu "Jalankan ini, jalankan itu, lakukan ini, lakukan itu, dsb." Pendelegasian yang sebenarnya tidak berfokus pada prosedur- prosedur dan cara-cara yang digunakan, tetapi terarah kepada upaya pencapaian sasaran/target dan hasil-hasilnya. Prosedur dapat ditetapkan dalam polis/suatu ketentuan, tetapi cara/metode harus dicari sendiri dan dikembangkan oleh setiap pekerja.

2. Pendelegasian yang menghasilkan adalah pendelegasian penatalayanan, yaitu pendelegasian yang berwawasan serta bertujuan melayani. Aspek-aspek pendelegasian ini dikemukakan di bawah ini.
1. Fokus pendelegasian adalah hasil kerja yang diharapkan tercapai, dalam upaya menggapai sasaran/tujuan akhir dari organisasi.
2. Pendelegasian dilaksanakan dengan sikap hormat yang didasarkan atas penghargaan dan kesadaran terhadap diri sendiri sebagai sesuatu yang "berharga", serta memerhatikan harga diri dan kehendak bebas orang lain, di mana setiap pekerja dipandang sebagai subjek, dan bukan objek kerja.
3. Pendelegasian yang menghasilkan melibatkan harapan-harapan yang meliputi bidang berikut.

* Menekankan pada tercapainya hasil-hasil yang didambakan atau diinginkan pada waktu depan yang telah ditentukan ("desired results").
1. Pendelegasian menyatakan dengan tegas tentang apa yang harus dicapai, bukan bagaimana mencapainya, di mana fokus utama diarahkan kepada hasil produksi.
2. Pendelegasian memberikan tugas, wewenang, hak, tanggung jawab, kewajiban membuat/memberi laporan pada awal tugas, dalam tugas, dan akhir tugas untuk diketahui dan dievaluasi oleh pemimpin.
* Pelaksanaannya dilandasi pedoman/petunjuk ("guidelines") yang jelas, baik bagi tugas maupun pelaksana tugas. Artinya pendelegasian menyatakan pedoman-pedoman, larangan-larangan, dan batas-batas dimana seseorang harus bekerja/melakukan kewajibannya. Hal ini menolong setiap orang untuk bekerja dengan baik/patut.
* Melibatkan sumber-sumber daya ("resources") yang pasti. Pendelegasian menyatakan (disertai dengan pernyataan) akan adanya sumber-sumber daya, antara lain sumber daya manusia, keuangan, teknis, atau organisasi yang dapat dipakai seseorang untuk menyelesaikan tugas yang didelegasikan kepadanya.
* Dinyatakan dengan adanya tanggung jawab dan pertanggungjawaban ("responsibility" dan "accountability"). Pendelegasian menyatakan patokan yang akan digunakan untuk menilai hasil/prestasi akhir, yang diwujudkan dengan adanya tanggung jawab dan pertanggungjawaban kerja yang dapat dilakukan dengan membuat/memberi pelaporan pada awal tugas, dalam tugas, dan akhir tugas untuk diketahui dan dievaluasi oleh pemimpin.
* Mempertimbangkan risiko-risiko yang akan terjadi atau ditindaki ("consequences"). Pendelegasian dapat menyatakan akibat-akibat yang akan terjadi, yang baik maupun yang tidak baik, sebagai hasil dari suatu pekerjaan atau tugas yang didelegasikan. Akibat-akibat ini dapat diukur melalui evaluasi/pengkajian yang dilakukan dengan meneliti deskripsi tugas dan hasil kerja atau produk yang telah dilakukan atau dihasilkan. Dengan menanyakan apakah semuanya ini telah dilakukan dengan baik dan sesuai dengan rencana, ketentuan dan prosedur, ataukah malah sebaliknya.

MEMASTIKAN PELAKSANAAN PENDELEGASIAN

Untuk memastikan bahwa pendelegasian berlangsung dengan baik, hal berikut harus diperhatikan.

1. Sangatlah perlu menerapkan supervisi/pengawasan yang bersifat langsung/tidak langsung, untuk memastikan bahwa pendelegasian berjalan dengan baik.
2. Sistem dan peluang untuk menerima masukan, yang bersifat terkontrol dan tidak terkontrol juga perlu disiapkan.
1. Masukan terkontrol dapat dilaksanakan dengan wujud laporan berkala dan laporan insidentil (dalam bentuk tertulis/lisan).
2. Masukan tidak terkontrol dapat dilihat pada hasil nyata yang dicapai dalam pengerjaan tugas, atau cara lain, antara lain menyediakan peluang/kondisi untuk berdiskusi secara terbuka dengan para bawahan, mendengar keluhan mereka, dsb., atau penemuan langsung yang ditemui di lapangan.

MASALAH PENDELEGASIAN

Dalam pendelegasian, sering kali timbul masalah yang bersumber pada fakta berikut.

1. Tugas yang didelegasikan terlampau banyak, atau terlalu sedikit, yang dalam kenyataannya tidak sesuai dengan kapasitas bawahan.

2. Tidak ada pelatihan bagi tugas, baik pelatihan tugas, atau latihan di dalam tugas ("in-service training").

3. Informasi yang kabur. Yang bersumber dari pemimpin yang "kurang jelas" dalam berkomunikasi dengan para bawahan, atau gengsi dari bawahan, yang walaupun tidak memahami suatu informasi, tetapi malu untuk bertanya.

4. Komando dari atas yang datang dari dua sumber yang berbeda. Ini menciptakan kebingungan bagi dan di antara para bawahan yang dihadapkan dengan pertanyaan, "perintah yang mana yang harus dituruti?"

5. Bawahan tidak mengerti nilai dari tugas yang diinformasikan. Apakah tugas tersebut sangat mendesak karena bernilai primer atau dapat ditunda karena sifatnya yang kurang penting, dsb.

6. Harapan pemimpin yang berlebihan, tanpa mengetahui dengan jelas akan kemampuan para bawahannya dengan pasti.

7. Motivasi dan harapan para bawahan yang bersifat kompleks terhadap pemimpin, tugas, imbalan, situasi/kondisi, dsb.

Setiap pemimpin yang baik perlu memahami serta menerapkan pendelegasian dengan penuh tanggung jawab apabila ia menghendaki keberhasilan dalam kepemimpinannya. Pemimpin yang baik akan memahami bahwa ia hanya dapat bekerja dengan baik apabila ia dapat bekerja bersama dan bekerja melalui orang lain (para bawahan). Untuk mewujudkan kerja sama ini, pemimpin dapat mewujudkannya melalui pendelegasian, dimana pendelegasian dapat dilakukannya berdasarkan patokan yang telah disinggung di depan.

Cara Menjadi Sekretaris Profesional

1. Menampilkan Citra Perusahaan.
Citra perusahaan adalah hal yang harus dijunjung tinggi. Karena sekretaris adalah tangan kanan sang bos, maka sekretaris juga harus menampilkan citra perusahaan yang baik.
2. Baik dan Bertanggung Jawab
Sekretaris juga harus ramah, baik dan bertanggung jawab pada semua tugasnya. Bukan hanya baik kepada Bos tapi juga harus baik kepada relasi dan kawan sekantor.
3. Pandai Menjaga Rahasia
Sebagai tangan kanan Bos dan selalu mendapat kepercayaan dari Bos, Sekretaris harus pandai menjaga rahasia perusahaan maupun rahasia pribadi sang Bos.
4. Tahu Teknoiogi
“-sekretaris bukan hanya harus pandai berdandan, tapi seorang sekretaris juga harus up date terhadap kemajuan teknologi misalnya teknologi informasi.
5. Tahu Accounting dan Pembukuan
Accounting dan pembukuan juga harus dikuasai oleh seorang sekretaris agar bisa melakukan pembukuan kantor.
6. Harus Bisa Bahasa Asing menguasai bahasa asing adalah nilai tambah yang harus dimiliki oleh seorang sekretaris. Karena biasanya sekretaris selalu diminta Bos untuk bertemu dengan relasi yang berasal dari luar negeri.
7. Mempelajari Karakter Bos
Kenalilah karakter atasan agar Anda tidak salah dalam bertindak dan mengambil keputusan.
8. Mempunyai Etika yang Baik. Seorang sekretaris juga harus memiliki etika yang baik yaitu dalam hal berbicara, makan, duduk, dsb. Karena itu sangat berkaitan dengan citra perusahaan.
9. Pandai Berbicara di Depan Publik
Kadang sekretaris diminta untuk menemani atasan untuk melakukan presentasi menggantikan sang atasan. Karena itulah sekretaris harus bisa belajar berbicara dengan publik atau pada saat meeting •

DAFTAR BUKU REFERENSI

Buku Referensi

2.Bahasa Indonesia Bagi Sekretaris 
3.Sekretaris Profesional 
4.Bekerja Sebagai Sekretaris
5.Tes Karier 
6. Manajemen Publik Relation 
7.Manajemen fit & proper tes 
8.Manajemen Administrasi Perkantoran 
9. Menjadi Manajer Sukses 
10. Pedoman Praktis Pengelolaan Waktu 
11. Kiat Bisnis Eksekutif 
12.BISNIS 
13. Be a Smart Leader 
14. Kecakapan Pendelegasian 
15. Improving Out Safety Culture -  

PENDELEGASIAN TUGAS SEKRETARIS PADA PT BANK TABUNGAN NEGARA "

BAB II
LANDASAN TEORI

2.1 Pengertian Pendelegasian
Pendelegasian wewenang merupakan sesuatu yang vital dalam organisasi kantor. Atasan perlu melakukan pendelegasian wewenang agar mereka bisa menjalankan operasi manajemen dengan baik. Selain itu, pendelegasian wewenang adalah konsekuensi logis dari semakin besarnya organisasi. Bila seorang atasan tidak mau mendelegasikan wewenang, maka sesungguhnya organisasi itu tidak butuh siapa-siapa selain dia sendiri.Bila atasan menghadapi banyak pekerjaan yang tak dapat dilaksanakan oleh satu orang, maka ia perlu melakukan delegasi. Pendelegasian juga dilakukan agar manajer dapat mengembangkan bawahan sehingga lebih memperkuat organisasi, terutama di saat terjadi perubahan susunan manajemen.
Yang penting disadari adalah di saat kita mendelegasikan wewenang kita memberikan otoritas pada orang lain, namun kita sebenarnya tidak kehilangan otoritas orisinilnya. Ini yang sering dikhawatirkan oleh banyak orang. Mereka takut bila mereka melakukan delegasi, mereka kehilangan wewenang, padahal tidak, karena tanggung jawab tetap berada pada sang atasan.

Menurut Marquis dan Huston ( 1988 ) dalam Nursalam (2002) bahwa Pendelegasian ialah tindakan memercayakan tugas ( yang pasti dan jelas ), kewenangan, hak, tanggung jawab, kewajiban, dan pertanggungjawaban kepada bawahan secara individu dalam setiap posisi tugas. Pendelegasian dilakukan dengan cara membagi tugas, kewenangan, hak, tanggung jawab, kewajiban, serta pertanggungjawaban, yang ditetapkan dalam suatu penjabaran/deskripsi tugas formil dalam organisasi. Delegasi yang efektif berarti terbaginya beban kerja, dengan bonus tambahan mengembangkan kemampuan dan tanggung jawab kepada yang lain.
Pendelegasian adalah bagian dari manajemen yang memerlukan latihan manajemen profesional yang dikembangkan untuk dapat menerima pendelegasian tanggung jawab secara structural ( Swanburg.RC,2000 ).
Pendapat lain mengatakan pendelegasian itu bahwa didefinisikan sabagai pelimpahan wewenang dan tanggungjawab formal kepada orang lain, untuk melaksanakan kegiatan tertentu ( Handoko. 1991 : 224 ).
2.1.1 Beberapa alasan mengapa pendelegasian diperlukan yaitu :
a) Memungkinkan atasan dapat mencapai lebih dari pada mereka menangani setiap tugas sendiri.
b) Agar organisasi dapat berfungsi lebih efisien.
c) Atasan dapat memusatkan tenaga kepada suatu tugas yang lebih diprioritaskan.
d) Dengan pendelegasian, memungkinkan bawahan untuk tumbuh dan berkembang, bahkan dapat dipergunakan sebagai bahan informasi untuk belajar dari kesalahan atau keberhasilan.
e) Karena atasan tidak mempunyai kemampuan yang dibutuhkan dalam pembuatan keputusan.

2.1.2 Prinsip – prinsip klasik yang dapat dijadikan dasar untuk delegasi yang efektif :
a) Prinsip scalar.
b) Prinsip kesatuan perintah.
c) Tanggung jawab, wewenang, dan akuntabilitas.


2.1.3 Kemungkinan kegagalnya delegasi, yaitu:
a) Atasan merasa lebih jika mereka tetap mempertahankan hak pembuatan keputusan.
b) Atasan tidak ingin ambil resiko kalau saja bawahannya salah ataupun gagal dalam menjalankan wewenangnya.
c) Atasannya kurang atau tidak percaya kepada bawahannya.
d) Atasan takut apabila seorang bawahannya melakukan tugas dengan sangat baik dan efektif, sehingga dapat mengancam posisinya sebagai atasan.
e) Bawahan tidak menerima dengan alasan dapat menambah tanggung jawab yang sudah diterima.
f) Bawahan takut tidak dapat menjalankan tugas – tugas dengan benar dan dikatakan gagal.
g) Bawahan merasa tertekan apabila dilimpahkan tanggung jawab yang lebih besar.

2.2 Asas Pendelegasian, yaitu : (Hasibuan, hal. 66-76).
a) Asas kepercayaan
b) Asas delegasi atas hasil yang diharapkan
c) Asas kejelasan tugas
d) Asas rantai berkala
e) Asas tingkat wewenang
f) Asas kesatuan komando
g) Asas keseimbang wewenang dan tanggung jawab
h) Asas pembagian kerja
i) Asas efisiensi
j) Asas kemutlakan tanggung jawab.

2.3 Teknik Pendelegasian yaitu :
1) Latih dan kembangkan staf.
2) Rencanakan sebelumnya, hal ini untuk mencegah masalah-masalah.
3) Kontrol dan koordinasikan pekerjaan staf jangan mengembangkan cara pengukuran pencapaian tujuan dengan komunikasi, standar, alat ukur, dan umpan balik untuk mencegah kesalahan.
4) Kunjungan staf secara periodik, bicarakan masalah-masalah moral yang potensial, ketidak-setujuan, dan kemarahan.
5) Koordinasikan untuk mencegah duplikasi usaha.
6) Pecahkan masalah dan pikirkan ide-ide baru, tekankan agar staf dapat memecahkan masalahnya sendiri.
7) Terima pendelegasian sesuai dengan yang diinginkan.
8) Tetapkan tujuan dan sasaran yang spesifik.
9) Ketahui kemampuan staf dan berikan tugas dari tanggung jawab yang sesuai kepada staf, yakni kemampuan staf sangat penting.
10) Kesepakatan tehadap standar kinerja.
11) Berikan sesuai minat.
12) Kaji hasilnya, tetapkan dengan jelas dan langsung tanyakan tentang batas waktu untuk menyelesaikan tugas dan laporan.
13) Berikan penghargaan yang tepat.
14) Jangan ambil kembali tugas yang telah didelegasikan.
2.4 Dasar Pendelegasian
1) Pimpinan hanya dapat bekerja bersama dan bekerja melalui orang lain sesuatu yang hanya diwujudkan melalui pendelegasian
2) Melalui pendelegasian pemberian tugas, wewenang, hak, tanggungjawab kepada bawahan demi pemastian tanggungjawab tugas ( agar tiap individu suatu organisasi berfungsi secara normal )
3) Dengan pendelegasian tugas dapat berjalan dengan baik tanpa kehadiran atasan secara langsung
4) Dalam pendelegasian pimpinan mempercayakan tugas, wewenang, hak, dan tanggungjawab yang sekaligus “ menuntut “ adanya hasil kerja yang pasti dari bawahan.
2.5 Factor penting pendelegasian
1) Tugas yang tepat harus diberiakan kepada orang yang tepat pula sesuai dengan kapasitas atau kopetensi yang ada padanya
2) Tugas yang tepat yang akan didelegasikan harus sepadan dengan wewenang, hak, tanggungjawab, kewajiban dan pertanggungjawaban yang tepat pula
3) Mempercayakan suatu tugas harus disertai perhitungan waktu yang tepat dalam suatu system manajemen terpadu yang baik
4) Pendelegasian harus dilaksanakan dengan ekspektasi pragmatis yang didukung dengan system pengawasan yang baik guna menciptakan efektifitas kerja serta produksi yang tinggi
5) Pemimpin sebagai pemberi tugas harus secara konsistenmemberikan dukungan penuh ( backing ) kepada setiap bawahan yang menerima tugas darinya.

2.6 Definisi Sekretaris
Menurut Agus Suratno, Drs. Dkk ( 1996 ) sektretaris berasal dari bahasa latin yaitu secretum yang berarti rahasia dan orang yang memegang rahasia tersebut dinamakan secretarium atau secretaries.
Seorang pembantu seorang kepala yang meneriam pendiktean, menyiapkan surat – menyurat, menerima tamu – tamu, memeriksa dan mengingatkan pemimpinnya mengenai kewajibannya yang resmi atau perjanjiannya, dan melakukan banyak kewajiban lainnya yang berhubungan dengan peningkatan efektivitas pimpinan ( M.braum & Ramon, 1994 ).
Jadi pekerjaan sekretaris adalah sebagai pembantu pimpinan, agar pimpinan tersebut dapat melaksanakan tugasnya secara efektif.
2.7 Jenis dan macam – macam Sekretaris
1. Sekretaris Pribadi ( private secretary )
Sekretaris pribadi hanya bekerja sebagai pembantu pimpinan dan sebagai mediator ( perantara ) pimpinan. Seorang sekretaris pribadi bukannya pegawai pimpinannya, tetapi mempunyai tanggung jawab organisasi. Pekerjaan yang diberikan kepadanya dipertanggungjawabkannya langsung kepada pimpinan yang dibantunya. Dengan demikian, dapatlah terjalin saling pengertian antara sekretaris dengan pimpinan, sehingga dapat mempercepat pekerjaan – pekerjaannya.
2. Sekretaris Perusahaan ( business secretary )
Ruang lingkup sekretaris perusahaan lebih luas dari sekretaris pribadi. Lazimnya dikenal dengan sebutan sekretaris organisasi atau sekretaris eksekutif pada perusahaan – perusahaan Negara, organisasi – organisasi Negara, lembaga – lembaga, dan perusahaan – perusahaan swasta nasional maupun asing.
Oleh karena itu, seorang sekretaris perusahaan merupakan seorang manager
dibidang kesekretarisan, maka wewenang dan tanggungjawabnya lebih besar dari sekretaris pribadi.
2.7.1 Tugas dan Pekerjaan Sekretaris
Tugas sekretaris antara lain sebagai berikut :
1) Menerima dikte dan mengerjakan untuk diproses
2) Menyiapkan arsip, file pribadi dan kartu – kartu cek, list ( daftar indeks )
3) Membaca dan mensortir
4) Menyiapkan arsip – arsip pimpinan
5) Membuat perjanjian – perjanjian pimpinan & mencatatnya
6) Mengatur telepon keluar masuk
7) Mengatur perjalanan, hotel, penerima tamu, tiker bus dll
8) Mempergunakan berbagai mesin teleks
9) Mengatus korespondensi pimpinan
10) Bertindak sebagai perantara antara pimpinan dengan bawahan atau para anggota lainnya.

2.7.2 Fungsi sekretaris
Sebagai satuan organisasi yang merupakan tempat sekretaris dan pembantunya melakukan rangkaian kegiatan demi menunjang pelaksanaan tugas pokok organisasi agar dapat mencapai tugas dengan lebih lancer.

2.8 Seorang sekretaris harus memiliki syarat – syarat sebagai berikut :
1. Personality
Di antaranya sabar, tekun, disiplin, tidak cepat menyerah, berpenampilan baik, jujur, loyal, pandai berbicara, sopan dan bisa menjaga image perusahannya.
2. General Knowledge
Memiliki kemampuan memadai terhadap segala sesuatu perubahan dan perkembangan yang terjadi, terutama yang berkaitan dengan aktivitas organisasi.
3. Special knowledge
Memiliki pengetahuan yang berkaitan khusus dengan posisinya sebagai seorang sekretaris.
4. Skill and technic
Diantaranya meliputi kemampuan mengetik, korespondensi, stenografi (sekarang bukan syarat mutlak) dan kearsipan.
5. Practice
kemampuan melaksanakan tugas sehari-hari seperti menerima telepon, menerima tamu, menyiapkan rapat, membuat agenda pimpinan dll.

Syarat-syarat ini mutlak diperlukan, demikian juga pada bank BTN Cabang Banjarmasin, tanpa adanya sekretaris yang profesional maka kinerja perusahaan tidak akan berjalan secara optimal. Di bank BTN Cabang Banjarmasin, sekretaris tidak saja mengatur kegiatan pimpinan, menangani costumer, menjelaskan kebijakan-kebijakan perusahaan, menangani korespondensi maupun tugas-tugas keskretariatan yang lain.
Seorang sekretaris dituntut untuk memiliki personaliti yang kuat, ia tidak saja harus memiliki sikap yang ramah dan sopan, berpenampilan menarik, melainkan juga dia harus mempunyai wawasan (knowledge) dan daya ingat yang kuat untuk menghafal nama – nama setiap orang di setiap unit – unit bagian dan mengingat sambungan telepon nya baik dari unit – perunit , KP, KC maupun KCP.
Di Bank BTN Cabang Banjarmasin, seorang sekretaris harus memiliki kemampuan practice. Maksud nya selain sebagai orang yang menangani kegiatan pimpinan sekretaris ini juga melayani telepon – telepon yang masuk ataupun keluar baik dari unit – unit lain maupun dari nasabah yang ingin berurusan dengan Bank BTN Cabang Banjarmasin maupun Kantor Cabang Pembantunya.
Sekretaris juga dituntut untuk memiliki tehnik dan kemampuan (Skill and technic ) mengingat pekerjaan rutinnya untuk mengatur ruang kantor pimpinan, mengatur jadwal pimpinan, menerima surat masuk dan keluar, mendistribusikan surat , mengarsip, menfaximile dan menerima telepon masuk atau keluar.
2.9 Kedudukan Sekrataris
Agar seorang Sekretaris dapat meningkatkan kedudukannya serta memperoleh penghargaan dari pimpinannya, maka mereka harus melaksanakan tugas – tugas mereka dengan baik, sehingga pimpinannya merasakan manfaat mereka yang sebenernya. Tidak ada teori yang mendasari tinggi rendahnya kedudukan seseorang Sekretaris dalam suatu perusahaan.
Untuk member gambaran yang lebih jelas, maka dibawah ini diutarakan beberapa kedudukan tugas atau pekerjaan Sekretaris pimpinan, yaitu :
1) Melaksanakan kegiatan penangana informasi untuk seorang pimpinan tertentu.
2) Ruang lingkupnya meliputi semua aspek kegiatan perkantoran
3) Kedudukan diantara organisasi adalah langsung bertanggungjawab atau mendapat perintah dari pimpinan tingkat atas atau menegah, dengan kata lain bukan supervisor.
4) Tugasnya meliputi tugas rutin, melaksanakan intruksi tugas kreatif.

Rabu, 13 April 2011

Pendelegasian Dalam Pekerjaan

Pendelegasian Dalam Pekerjaan
  




(Vibizmanagement - HR) - Dalam beberapa sesi diskusi banyak dijumpai beberapa kendala manajerial di lapangan. Salah satunya adalah bingung menentukan prioritas kerja. Latar belakang pekerjaan sebelumnya sering kali membuat gamang.

Sejak dulu, delegasi kerja merupakan salah satu bagian dari keahlian manajerial yang sangat penting. Sayangnya, tidak semua pimpinan sadar akan pentingnya keahlian ini, masih banyak pemimpin yang kerap mendominasi semua pekerjaan yang sebenarnya bisa dibagi dengan rekan kerja atau anak buah mereka. Proses pendelegasian yang baik dan efektif, sesungguhnya dapat memberikan pengaruh yang signifikan terhadap kinerja harian Anda dan karyawan. Dengan adanya pendelegasian tugas, maka Anda dapat menghemat waktu dan tenaga, mengembangkan kemampuan bawahan, melatih penerus Anda serta memotivasi semangat kerja karyawan. Proses delegasi akan sangat membantu ketika Anda diharuskan melakukan perencanaan, pengembangan personal dan promosi bawahan.

Namun hati-hati dalam mendelegasikan tugas atau pekerjaan Anda, karena delegasi yang buruk akan mengakibatkan frustasi, demotivasi dan kegagalan dalam mencapai target yang ditetapkan.

Agar dapat mendelegasikan pekerjaan dengan baik, maka Anda harus tahu bagaimana cara merencanakan dan mengkoordinasikan berbagai macam aktivitas dan bagaimana cara mengendalikan hasil pekerjaan karyawan atau anak buah Anda. Dalam hal ini, Anda harus menentukan mana tanggung jawab yang wajib Anda pegang dan mana tanggung jawab yang dapat didelegasikan kepada karyawan Anda. Berhati-hatilah dalam mendelegasikan wewenang sebab kemampuan setiap karyawan berbeda, anda tentu lebih tahu kekuatan dan kelemahan karyawan Anda.

Berikut ini merupakan beberapa saran agar delegasi dapat berhasil :

1. Pahami tujuan delegasi
Anda hanya seorang manusia biasa yang memiliki keterbatasan saat bekerja sendirian. Jika Anda mampu mendelegasikan tugas kepada karyawan, maka bisa dikatakan bahwa Anda berhasil membuat ”kloning” atas diri Anda karena dianggap mampu menyelesaikan tugas secara simultan.

2. Tentukan secara spesisfik pekerjaan yang dapat Anda delegasikan
Usahakan untuk mendelegasikan pekerjaan sebanyak mungkin. Anda hanya melakukan pekerjaan yang tidak dapat dilakukan oleh karyawan Anda. Namun, tanggung jawab pokok tetap merupakan bagian dari Anda, sehingga tetap ada pekerjaan-pekerjaan yang memang tidak dapat didelegasikan kepada karyawan Anda.

3. Prediksilah bahwa karyawan bisa berbuat salah
Oleh karena itu, yakinkan jika mereka mengerti apa yang harus dilakukan. Cara terbaik menghindari kesalahan adalah dengan memastikan bahwa setiap karyawan yang memperoleh pendelegasian tugas sesuai dengan kapabilitas dan kemampuannya.

4. Klarifikasi apa yang Anda delegasikan
Karyawan harus mengerti tentang tugas yang Anda delegasikan sekaligus pula rentang waktu dan tingkat wewenang yang dimilikinya untuk bertindak atas nama Anda.

5. Hal yang paling penting, TINDAK LANJUT
Ingatlah, meski Anda sudah mendelegasikan tugas dan tanggung jawab kepada karyawan Anda, namun Anda tetap memilki tanggung jawab total pada pekerjaan tersebut. Oleh sebab itu, terus lakukan proses pengendalian dan pengawasan atas tugas-tugas yang sudah didelegasikan.

Secara kasat mata, pendelegasian pekerjaan mungkin terlihat sangat sederhana. Namun pada kenyataannya, proses ini merupakan sebuah aktivitas yang sangat rumit karena mengandung unsur resiko. Saat Anda mendelegasikan pekerjaan kepada karyawan atau anak buah Anda, maka saat itu pula Anda telah menyerahkan wewenang kepada karyawan untuk mengambil keputusan atau melakukan suatu tindakan atas nama Anda. Namun demikian, pendelegasian tugas dan pekerjaan akan sangat membantu kinerja dan prioritas kerja Anda.

WEWENANG DAN DELEGASI

A. PENGERTIAN
Hani Handoko, memberikan pengertian bahwa wewenang (authority) adalah hak untuk melakukan sesuatu atau perintah orang lain untuk melakukan atau tidak melakukan suatu agar dapat tujuan tertentu.
Sebaliknya, Pendelegasian, merupakan proses pengalihan dan pemberian wewenang tugas dan tanggung jawab dari manajemen puncak kepada orang lain untuk dapat dipertanggung jawabkan pelaksanaannya.
PANDANGAN WEWENANG FORMAL
Sebagai teori formal (classical view) dan teori penerimaan (acceptance view).
Masing–masing  pandangan ini saling berlawanan dalam memberikan argumentasinya menyangkut sumber dari wewenang.
Pandangan Klasik (classical view)
Menurut pandangan klasik wewenang itu berasal dari tingkatan yang paling atas atau wewenang dianugerahkan.
Artinya bahwa seseorang itu bisa memperoleh wewenang karena ia diberikan atau dilimpahi diwarisi hal tersebut.
Pandangan Penerimaan (acceptance view)
Lain halnya dengan pandangan klasik, pandangan penerimaan berpendapat bahwa wewenang seseorang timbul hanya bila hal itu diterima oleh kelompok atau individual kepada siapa wewenangan tersebut dijalankan.
Caster I. Bernard.
Menurut Bernard, seseorang akan menerima perintah apabila dipenuhi empat kondisi berikut :
Ø  Dia dapat memahami komunikasi tersebut,
Ø  Dia percaya bahwa perintah tersebut tidak bertentangan dengan tujuan organisasi,
Ø  Dia yakin bahwa perintah itu tidak bertentangan dengan kepentingan pribadinya sebagai suatu keseluruhan, dan
Ø  Secara fisik dan mental dia melaksanakan perintah tersebut.
Sumber kekuasaan itu dapat dijelaskan sebagai berikut :
Ø  Kekuasaan paksaan (coercive power).
Ø  Kekuasaan balas jasa (reward power).
Ø  Kekuasaan pengendaliaan informasi (control of information).
Ø  Kekuasaan sah (legitimate power).
Ø  Kekuasaan panutan (referent power).
Ø  Kekuasaan ahli (expert power).
WEWENANG LINI, STAF, DAN FUNGSIONAL
Berkaitan dengan wewenang dalam organisasi maka wewenang juga dapat dikelompokan berdasarkan atas fungsi-fungsi yang dijalankan. Wewenang dalam organisasi dapat dibedakan menjadi Wewenang Lini, Wewenang Staf, dan wewenang Staf Fungsional.
Wewenang Lini
Wewenang lini (staf authority) merupakan wewenang dimana atasan bawahan langsung. Wewenang ini dimiliki oleh manajer lini yang mengambil keputusan untuk mencapai tujuan organisasi secara langsung.
Wewenang Staf
Wewenang staf (staf authority) merupakan hak yang dimiliki oleh satuan-satuan staf atau para ahli dalam tugasnya memberikan saran, rekomendasi atau konsultansi.
Gambar 9-1.
Wewenang Lini Dan Staf.
Wewenang Staf Fungsional
Tindakan yang tepat untuk mengendalikan aktifitas departemen lain karena mereka berkaitan dengan tanggung jawab staf khusus disebut sebagai wewenang fungsional.
Keahlian yang diperlukan untuk mengelola hubungan wewenang fungsional dan masalah yang muncul dari hubungan diperlukan untuk mengelola hubungan dua atasan dalam organisasi matriks.
Gambar 9-2.
Wewenang Staf Fngsional.
Seperti yang nampak dalam gambar 9-2, manajer keuangan devisi A melapor lewat rantai komando pada kepada manajer umum devisi A, tetapi juga bertanggung jawab kepada wakil presiden untuk keuangan ditingkat koporasi.
PENDELEGASIAAN WEWENANG
Pendelegasian wewenang diperlukan agar manajer dapat menggunakan dan memanfaatkan sumber–sumber  daya ekonomi yang dimiliki secara optimal. Hal ni berarti semakin diperlukan adanya pendelegasian kekuasaan, yang berarti bahwa pendelegasian wewenang prosesnya selalu di ikuti dengan pembebanan tugas dan tanggung jawab.
Adapun kegiatan-kegiatan yang dilakukan dalam melakukan pendelegasian wewenang itu meliputi tiga tahap penting yaitu :
Tahap Pertama,
Manajer menetapkan tanggung jawab. Hal ini mimbulkan tanggung jawab sekaligus kewajiban orang lain untuk melaksanakan tugas yang diberikan.
Tahap Kedua,
Manajer memberi wewenangan untuk berbuat sesuatu.
Yaitu hak melakukan sesuatu dengan berbagai cara yang dibutuhkan untuk melaksanakan tugas yang diberikan.
Tahap Ketiga,
Manajer membuat suatu pertanggung jawaban.
Dalam menerima tugas karyawan yang berkewajiban secara langsung pada manajer, menyelesaikan tugas yng sudah disepakati.
MENGAPA PENDELEGASIAN DIPERLUKAN
Ada beberapa alasan atau latar belakang mengapa pendelegasiaan wewenang harus dilakukan :
  1. Kemampuan Seorang Pemimpin yang Terbatas.
Hal ini sesuai dengan sifat kodrat manusia yang memiliki keterbatasan-keterbatasan. Keahlian seseorang manapun pintarnya, pasti memiliki keterbatasan kemampuan.
2. Tugas yang Terlalu Banyak
Tugas pimpinan yang terlalu banyak jika hanya ditangani sendiri oleh satu orang, maka dapat berakibat pekerjaan tidak dapat diselesaikan secara cepat atau efektif dan efisien.

Penyelesaian yang terlalu lama ini mengandung resiko-resiko antara lain :
  1. Hilangnya kesempatan untuk melakukan pekerjaan penting lainya.
  2. Perkembangan perusahaan dapat terlambat.
  3. Timbul kekecewaan bagi para pelanggan karena lamanya penyelesaian pekerjaan.
  4. Biaya-biaya yang relatif tinggi.
  5. Hasil pekerjaan relatif sedikit.
F. MANFAAT DAN HAMBATAN PENDELEGASIAN
Keuntungan utama adalah bahwa semakin banyak tugas yang didelegasikan, semakin besar peluang mereka untuk mencari dan menerima lebih banyak tanggung jawab dari manajer tingkat yang lebih tinggi. Keuntungan lainya dari delegasi adalah membantu karyawan untuk menerima mempratekan tanggung jawab yang diberikan.
Hal utama yang menghambat proses pendelegasian adalah keengganan dari seseorang pimpinan. Keengganan ini bisa ditimbulkan oleh beberapa alasan :
Ø  Pimpinan kurang yakin akan kemampuan karyawan.
Ø  Merasa mampu untuk mengerjakanya sendiri.
Ø  Kurang memiliki kemampuan untuk mendidik kader.
Ø  Takut wewenangnya akan berkurang atau bawahan melakukan tugas dengan baik.
Ø  Tidak mau menanggung risiko.
DELEGASI YANG EFEKTIF
Pendelegasian wewenang efektif adalah pemberian wewenang dan memperbolehkan orang lain untuk melakukan tugas mereka dengan cara – cara  terbaik yang mungkin dilakukan.
James F. Stoner, dkk berpandangan bahwa ada tiga persyaratan yang harus dipenuhi agar proses pendelegasian dapat berjalan dengan efektif :
Ø  Kesediaan manajer untuk memberikan kebebasan kepada karyawan untuk menyelesaikan tugas yang didelegasikan.
Ø  Komunikasi terbuka antara manajer dan karyawan.
Ø  Kemampuan manajer untuk menganalisi faktor-faktor seperti sasaran organisasi, persyaratan tugas, dan kemampuan karyawan.
Persyaratan diatas sangat penting untuk melaksanakan tugas pendelegasian secara efektif sebagai berikut :
  1. Memutuskan pekerjaan mana yang akan didelegasikan.
  2. Keputusan siapa yang akan ditugaskan.
  3. Dukungan sumber daya.
  4. Tugas didelegasikan.
  5. Perlunya campur tangan.
  6. Melakukan umpan balik.
PRINSIP-PRINSIP PENDELEGASIAN
Prinsip-prinsip pendelegasian dapat diperinci menjadi beberapa prinsip sebagai berikut ;
Ø  Prinsip Sklar.
Prinsip pendelegasian dimana jalur wewenang dan tanggung jawab ditetapkan secara tegas dan jelas.
Ø  Prinsip Delegasi Penuh.
Prinsip ini dalam rangka menghindari hal – hal sbb :
    1. Gap, yaitu ada tugas tidak ada  penanggung jawabnya.
    2. Overlap, yaitu tanggung jawab diberikan  lebih dari satu orang.
    3. Split, yaitu tanggung jawab diberikan lebih  dari satu unit  organisasi
    4. Prinsip Kesatuan Pemerintah.
Bawahan hanya melapor kepada satu atasan.