Senin, 01 November 2010

Tujuan Tata Ruang Kantor

Dengan penggunaan ruang yang baik proses alur pekerjaan yang efektif dan efesien, maka tujuan tata ruang kantor adalah sebagai berikut :
I. The Liang Gie
  • Pekerjaan di kantor itu dalam proses pelaksanaannya dapat menempuh jarak yang sependek mungkin.
  • Rangkaian aktivitas tata usaha dapat mengalir secara lancar
  • Kesehatan dan kepuasaan bekerja para pegawai dapat terpelihara
  • Pengawasan terhadap pekerjaan dapat berlangsung secara memuaskan
  • Seluruh ruang dipergunakan secara efesien untuk keperluan pekerjaan
  • Pihak luar yang mengunjungi kantor yang bersangkutan mendapat kesan yang baik tentang organisasi tersebut2
  • Susunan tempat kerja dapat dipergunakan untuk berbagai pekerjaan dan mudah diubah sewaktu-waktu diperluka (The Liang Gie, 1988:207)
II. Geofrey Mills dan Standingford
Dua orang ahli dari Inggris menegaskan bahwa tujuan tata ruang kantor yang baik bagi suatu kantor adalah :
  • Persyaratan peraturan perundang-undangan dipenuhi
  • Setiap ruangan dipergunakan sehingga bermanfaat besar
  • Kondisi kerja yang baik disediakan bagi setiap orang
  • Memudahkan pengawasan untuk dapat melihat staf yang bekerja
  • Rasa memiliki dan loyalitas pada kelompok kerja terpelihara
  • Komunikasi  dan arus kerja diperlancar
  • Operasi yang bising dan mengganggu dipisahkan tersendiri
  • Saling mengganggu antar pegawai dihindarkan
  • Menyediakan pelayanan yang baik, misalnya listrik, telepon
  • Memberikan keamanan (The Liang Gie, 1988:208)
Dari uraian diatas, dapat disimpulkan bahwa tujuan tata ruang kantor :
  • Memperlancar jalannya pekerjaan yaitu segenap ruangan digunakan secara efesien untuk keperluan pekerjan
  • Menambah semangat kerja pegawai
  • Memberikan kesan yang baik bagi para tamu yang datang mengunjungi kantor
  • Mempermudah pengawasan


IIS SETIANINGSIH
POLITEHNIK NEGERI BANJARMASIN

ABSTRAK
Dalam menyusun tata ruang perkantoran diperlukan pedoman yang juga
merupakan tujuan dari tata ruang perkantoran. Susunan tata ruang yang baik dapat
mempengaruhi kinerja pegawai. Sesuai dengan hasil tanggapan beberapa
responden (50%) yang menyatakan bahwa tata ruang kantor sangat berpengaruh
terhadap kinerja pegawai, misalnya kedisiplinan. Penyusunan tata ruang kantor
yang tepat dan sesuai dengan pedoman Tata Ruang dapat mempengaruhi kinerja
pegawai. Faktor‐faktor yang mempengaruhi tata ruang dalam peningkatan gairah
kerja adalah cahaya, warna, udara, dan suara.
Kata kunci : Administrasi Perkantoran – Gairah Kerja

PENDAHULUAN
Peranan kantor tidak hanya melayani dan memperlancar tugas‐tugas rutin
tetapi juga mampu melancarkan dan melayani tugas‐tugas di bidang pembangunan.
Pekerjaan kantor yang perlu diperhatikan adalah memberikan pelayanan baik
terhadap atasan maupun terhadap masyarakat luas berpangkal pada adanya tertib
administrasi.
Permasalahan yang dihadapi di bidang administrasi perkantoran seperti tata
ruang, kearsipan, pelaporan, demikian juga penyediaan perabot kantor yang
memadai, dimana semuanya perlu segera mendapat perhatian apabila kantor ini
menghendaki adanya suatu administrasi perkantoran yang baik dan mampu
melayani tugas‐tugas pemerintahan dan pembangunan.
Rumusan Masalah
Berdasarkan pada pokok‐pokok pikiran tersebut, penulis memfokuskan
permasalahan administrasi perkantoran dalam perencanaan pada kantor (TERSERAH MAMAH KANTOR APA) kemudian dirumuskan sebagai berikut:
1. Bagaimana peranan tata ruang dan suasana kerja pada kantor (terserah kantor apa)?
2. Bagaimana pedoman‐pedoman menyusun tata ruang kantor ?
3. Faktor‐faktor apa yang berhubungan dengan tata ruang kantor?
Jurnal: Admnistrasi Perkantoran dalam Meningkatkan Gairah Kerja

TINJAUAN PUSTAKA
Pengertian Peranan Administrasi Perkantoran
Peranan di dalam Ensiklopedia Amerika adalah suatu cara khusus yang
berkelakuan tentang hubungan antara bagian‐bagian tertentu dimana meskipun
tidak selamanya berjalan dalam situasi pasti, namun kebanyakan terjadi
diselesaikan secara perhitungan‐perhitungan rasional dan merupakan suatu
aktivitas yang sifatnya dinamis.
Pengertian administrasi dibedakan menjadi 2 (dua) cara yaitu :
1. Administrasi dalam arti sempit yaitu dari kata administratie yang berasal dari
bahasa Belanda yang meliputi kegiatan cata mencatat, surat menyurat,
pembukuan ringan dan sebagainya yang bersifat teknis ketata usahaan.
2. Adminsitrasi dalam ari luas dilihat dari 3 (tiga) sudut yaitu
a. Administrasi dalam arti proses yaitu segenap keseluruhan kegiatan
penyelenggaraan yang berkesinambungan untuk mencapai usaha kerja sama,
b. Administrasi dalam arti fungsional
Adalah segala usaha kegiatan yang dijalankan dalam proses administrasi dan
management untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan secara fungsional.
c. Administrasi dalam arti instansi (kelembagaan) adalah keseluruhan orangorang
baik secara perorangan maupun secara bersama‐sama yang
menjalankan kegiatan‐kegiatan guna mencapai tujuan yang telah ditentukan.
Berdasarkan uraian tersebut, maka dapat disimpulkan bahwa pada dasarnya
pengertian administrasi terdapat unsur‐unsur : adanya dua orang manusia atau
lebih yang dipersatukan dalam wadah yang disebut organisasi serta adanya tujuan
yang dicapai.
Istilah administrasi dan manajemen makin lama makin banyak dipakai secara
searti. Pengertian administrasi perkantoran dengan sendirinya meliputi pengertian
yang tercakup dalam manajemen. Administrasi perkantoran ini dengan sendirinya
meliputi pengertian manajemen karena manajemen merupakan suatu bahagian
daripada administrasi.
Pengertian administrasi dengan sendirinya meliputi pengertian manajemen
karena manajemen merupakan salah satu unsur administrasi yaitu unsur berupa
rangkaian perbuatan, menggerakkan karyawan‐karyawan dan menggerakkan
segenap fasilitas kerja agar tujuan admibsitrasi yang bersangkutan benar‐benar
tercapai secara efektif dan efisien.
The Liang Gie, dalam bukunya Adminsitrasi Perkantoran Modern
Jurnal: Admnistrasi Perkantoran dalam Meningkatkan Gairah Kerja
mengemukakan sebagai berikut:
“Office management merupakan suatu fungsi tertentu dalam setiap
organisasi. Aktivitas yang mewujudkan fungsi office manajemen adalah
perencanaan, pengorganisasian, penggerakkan, pengontrolan, tata
penyelenggaraan, pengawasan dan pengaruh‐pengaruhnya yang kesemuanya
adalah pekerjaan kantor.
Menurut William Lefring dan Erwin Robinson, manajemen perkantoran adalah
sebagai suatu fungsi adalah cabang dari seni dan ilmu mengenai manajemen yang
bertalian dengan pelaksanaan pekerjaan kantor secara efisien bilamana dan
dimanapun pekerjaa ini adalah cabang dari seni dan ilmu mengenai manajemen
yang bertalian dengan pelaksanaan pekerjaan kantor secara efisien bilamana dan
dimanapun pekerjaan itu dilakukan.
Menurut George R. Terry, dalam bukunya Adminsitrasi Perkantoran Modern
karangan The Liang Gie dengan menterjemahkan ke dalam Bahasa Indonesia
sebagai berikut :
Office managemen atau manajemen perkantoran adalah sebagai perencanaan,
pengendalian dan pengorganisasian pekerjaan perkantoran, serta menggerakkan
mereka yang melakukan agar mencapai tujuan yang telah ditentukan lebih dahulu.
Ini bersangkut paut dengan peredaran hidup data dan keterangan perusahaan dari
sejak penciptanya melalui pemeliharaan, penyebaran dan penciptanya melalui
pemeliharaan, penyebaran dan penyimpanannya kalau memiliki tetap atau
pemusnahannya kalau uang.
Pengertian Tata Ruang
Dalam melaksanakan tata usaha, suatu faktor penting yang turut menentukan
kelancarannya ialah menyusun tempat kerja dan alat perlengkapan kantor dengan
sebaik‐baiknya. Penyusunan alat‐alat kantor pada letak yang tepat serta pengaturan
tempat kerja yang menimbulkan kepuasan bekerja bagi para pegawai disebut tata
ruang kantor.
Untuk memperjelas pengertian tata ruang itu dapat dikutipkan 2 perumusan
yaitu sebagai berikut :
1. Tata ruang kantor dapat dirumuskan sebagai penyusunan perabotan dan alat
perlengkapan pada luas lantai yang tersedia.
2. Tata ruang kantor adalah penentuan mengenai kebutuhan‐kebutuhan ruang dan
tentang penggunaan secara terperinci dari ruang ini untuk menyiapkan suatu
susunan yang praktis dari faktor‐faktor fisik yang dianggap perlu bagi
pelaksanaan kerja perkantoran dengan biaya yang layak.
Jurnal: Admnistrasi Perkantoran dalam Meningkatkan Gairah Kerja
METODELOGI PENELITIAN
Adapun teknik pengumpulan data dilakukan melalui Library Research (peneliti
kepustakaan) dan Field Research (peneliti lapangan) yaitu observasi dan
wawancara.
PEMBAHASAN
A. Pedoman‐Pedoman Penyusunan Tata Ruang Kantor
Dalam menyusun tata ruang untuk kerja perkantoran, ada beberapa tujuan
yang perlu dicapai. Tujuan yang juga merupakan pedoman adalah sebagai berikut :
1. Pekerjaan di kantor itu dalam proses pelaksanaannya dalam menempuh jarak
yang sependek mungkin.
2. Rangkaian aktivitas tata usaha dapat mengalir secara lancar.
3. Segenap ruang dipergunakan secara efisien untuk keperluan pekerjaan.
4. Kesehatan dan kepuasan bekerja para pegawai dapat terpelihara.
5. Pengawasan terhadap pekerjaan dapat berlangsung secara memuaskan.
6. Pihak luar yang mengunjungi kantor yang bersangkutan mendapat kesan yang
baik tentang organisasi tersebut.
7. Susunan tempat kerja dapat dipergunakan untuk pelbagai pekerjaan dan mudah
diubah‐ubah sewaktu‐waktu diperlukan.
Beberapa asas untuk tata ruang kantor yang terbaik adalah ; asas mengenai
jarak terpendek; asas mengenai rangkaian kerja; asas mengenai penggunaan
segenap ruang; asas mengenai perubahan susunan tempat kerja.
Susunan tata ruang yang baik dapat mempengaruhi kinerja pegawai. Sesuai
dengan hasil tanggapan beberapa responden (50%) yang menyatakan bahwa tata
ruang kantor sangat berpengaruh terhadap kinerja pegawai, misalnya kedisiplinan.
Dalam menyusun tata ruang kantor yang baik hal pertama yang dilakukan
adalah merencanakan tata ruang kantor, hendaknya diketahui hubungan satuan
yang melaksanakan tata usaha untuk dengan satuan‐satuan lainnya. Demikian pula
hendaknya diperhatikan sifat pekerjaan itu untuk menentukan letak tata ruang yang
dijadikan pedoman, sebagai berikut :
1. Satuan‐satuan yang tugas pekerjaannya khusus melayani publik hendaknya
ditaruh di tempat yang mudah didatangi orang‐orang luar itu tanpa mengganggu
satuan‐satuan lain.
2. Satu‐satuan yang pekerjaannya berhubungan erat dengan satu sama lain
hendaknya dikelompokkan pada 1 tempat.

Jurnal: Admnistrasi Perkantoran dalam Meningkatkan Gairah Kerja
3. Satuan pusat yang mengerjakan semua kerja ketatausahaan dari organisasi
tersebut hendaknya diberi tempat di tengah‐tengah, sehingga satuan lainnya
dapat mudah menghubunginya.
4. Satuan tugas pekerjaannya bersikap sangat gaduh, misalnya suatu percetakan
hendaknya dijauhkan dari satuan lainnya, lebih‐lebih satuan yang banyak
menjalankan pekerjaan otak, misalnya bagian perencanaan.
Setelah ditentukan letak suatu kantor dan macamnya tata ruang yang dipakai,
tinggallah menyusun perabot kantor pada letak yang tepat dan menurut susunan
yang efisien. Hal ini tergantung dari kemampuan, kecakapan keahlian manajer
dalam mengatur ruang kerja yang benar‐benar dapat menimbulkan kesan rapi,
tertib, teratur, bersih, sehat dan menarik baik pegawai maupun karyawan atau bagi
siapa saja yang mengadakan perhubungan dengan kantor tersebut.
Tata Ruang Kantor dan Suasana Kerja
Tata ruang yang baik dapat menunjang efektivitas pelaksanaan kerja pegawai.
Pengaturan pada perabot kantor, besar pengaruhnya terhadap suasana kerja,
suasana meja dan kursi dalam setiap ruangan demikian pula bentuk dan ukurannya
serta pertalian luas lantai kerja yang tersedia.Berdasarkan obsevasi di (terserah kantornya), pemakaian meja/kursi senantiasa disesuaikan dengan jabatan. Bentuk
atau ukuran perabot tiap‐tiap sub bagian dan seksi diseragamkan. Namun
penyusunan atau pengaturannya di dalam setiap ruangan diserahkan kepada
masing‐masing kepala sub bagian atau kepala seksi.
Untuk melakukan penyempurnaan tata kerja pada kantor (terserah kantornya)  demi memperlancar jalannya maka tata cara yang ditempuh adalah
sebagai berikut:
1. Membuat suatu organisasi kantor yang baik secara simple. Yang dimaksud di sini
ialah penyempurnaan dan penyusunan dengan rapi seluruh pekerjaan kantor,
dengan memberikan pembagian tugas‐tugas pekerjaan dari setiap pegawai
sehingga dalam penyelenggaraannya tidak terjadi keburukan dalam penyelesaian
pekerjaan kantor. Dengan mengikuti pedoman ini diharapkan dapat
menimbulkan gairah kerja serta cara kerja yang efisien dari tiap‐tiap pegawai.
2. Dalam proses penyelesaian pekerjaan kantor harus mengikuti prosedur‐prosedur
yang telah ditentukan.
3. Adanya pengaturan dan tempat kerja dari tiap‐tiap pegawai. Dengan adanya
pengaturan ini maka setiap pegawai yang akan menemui pegawai lainnya dalam
proses tugas ekerjaan yang saling berhubungan menjadi mudah dan cepat.
7
Koleksi: www.bukuku.net
Jurnal: Admnistrasi Perkantoran dalam Meningkatkan Gairah Kerja
Sehingga dengan adanya pengaturan ini maka waktu yang dapat dipergunakan
adalah sedikit.
4. Adanya jenis peralatan dan perlengkapan kantor yang ada pada Kantor (terserah kantornya). Dengan demikian pegawai dapat dengan mudah
menyelesaikan pekerjaannya masing‐masing.
5. Kepala SLTP Negeri 23 Makassar sebagai pimpinan tertinggi pada kantor tersebut
memberikan keluasan yang sebesar‐besarnya kepada para pegawainya unyuk
mengajukan laporan‐laporan dan pertimbangan‐pertimbangan yang perlu
diambil dalam kesempurnaan dan penyelesaian tugas‐tugas pekerjaan yang telah
dibebanan kepada pegawai‐pegawainya.
Adapun letak tata ruang pada Kantor (terserah kantornya), memakai
sistem tata ruang yang terpisah‐pisah dengan susunan tata ruang sebagai berikut :
1. Ruang pimpinan (terserah kantornya) dengan yang
disediakan dengan meja kerja dan kursi Kepala (terserah kantornya), beserta
meja tamu dan kursi tamu khusus dan telepon, peta wilayah Kantor (terserah kantornya) serta diperlengkapi dengan peralatan lainnya.
2. Ruang staf pegawai dalam ruangan ini terbagi atas dua ruangan yang dipisahkan
dengan lemari‐lemari arsip.
3. Ruangan aula. Ruangan ini dipergunakan sebagai tempat pertemuan/rapat
antara Kepala (terserah kantornya) dengan para nasabah/client serta pertemuan lainnya.
Dengan demikian segala kualitas yang dihadapi oleh pegawai‐pegawai dalam
melaksanakan tugasnya dapat ditanggulangi dan diusahakan penyelesainnya
dengan cara‐cara yang lebih baik demi terselenggaranya pekerjaan kantor yang
sebaik‐baiknya.
B. Faktor‐Faktor yang Berhubungan dengan Tata Ruang Kantor
1. Cahaya
Cahaya penerangan yang cukup dan memancar dengan tepat akan menambah
efisien kerja para pegawai. Karena mereka dapat bekerja dengan lebih cepat, lebih
sedikit membuat kesalahan dan mata tidak lekas menjadi lelah.
Cahaya matahari tidak dapat diatur dengan sempurna menurut keinginan orang.
Oleh karena itu, dibutuhkan cahaya lampu untuk mengatur penerangan dalam
suatu kantor.
2. Warna
Warna merupakan faktor yang penting untuk memperbesar efisiensi kerja
Jurnal: Admnistrasi Perkantoran dalam Meningkatkan Gairah Kerja
para pegawai. Khususnya warna akan mempengaruhi keadaan jiwa mereka. Dengan
memakai warna yang tepat pada dinding ruangan dan alat‐alat lainnya,
kegembiraan dan ketenangan bekerja para pegawai akan terpelihara. Selain itu
warna yang tepat juga akan mencegah kesulitan yang mungkin timbul karena
cahaya yang berlebih‐lebihan.
3. Udara
Tubuh manusia secara terus menerus mengeluarkan panas agar dapat hidup
terus. Untuk dapat memancarkan panas itu, perlulah udara disekelilingnya
mempunyai suhu yang lebih rendah dari pada suhu badan manusia. Badan manusia
yang normal mempunyai suhu 37 derajat Celsius.
Ada beberapa hal sebagai usaha yang dapat mengatasi udara yang panas dan
lembab sebagai berikut :
a. Mengatur suhu udara dalam ruang kerja dengan alat airconditioning.
b. Mengusahakan peredaran udara yang cukup dalam ruang kerja.
c. Mengatur pakaian kerja sebaik‐baiknya dipakai oleh para pekerja.
4. Suara
Usaha‐usaha lain yang dapat dilakukan dalam kamar yang memakai alat‐alat
gaduh ialah pada langit‐langit atau dindingnya dipakai lapisan‐lapisan penyerap
suara. Lapisan‐lapisan ini seperti karton tebal dan permukaannya berlubang‐lubang.
Cara lain untuk mengurangi kegaduhan ialah misalnya mesin‐mesin tik yang
dibawahnya diberi alas karet busa tipis. Untuk pesawat tilpon ada baiknya juga
dibuatkan bilik kecil yang dapat ditutup rapat.
SIMPULAN
1. Dalam menyusun tata ruang perkantoran diperlukan pedoman yang juga
merupakan tujuan dari tata ruang perkantoran . Susunan tata ruang yang baik
dapat mempengaruhi kinerja pegawai. Sesuai dengan hasil tanggapan beberapa
responden (50%) yang menyatakan bahwa tata ruang kantor sangat berpengaruh
terhadap kinerja pegawai, misalnya kedisiplinan.
2. Pemahaman tata ruang responden pada umumnya cukup mengerti (81.25%). Hal
ini berarti pengaturan ruangan kantor sebahagian telah memenuhi syarat‐syarat
tata ruang kantor yang baik, dan sebahagian juga masih memerlukan penataan
yang ditunjang oleh tata ruang kantor yang tepat sesuai dengan syarat yang
harus dipenuhi dalam setiap ruangan yaitu tersedianya ruangan yang cukup,
adanya pengaturan perabot‐perabot kantor yang tepat serta penataan
lingkungan fisik kantor dengan cara yang baik dan benar.
9
Koleksi: www.bukuku.net
Jurnal: Admnistrasi Perkantoran dalam Meningkatkan Gairah Kerja
3. Faktor‐faktor yang berpengaruh dalam tata ruang yaitu cahaya, warna, udara
dan suara.
DAFTAR PUSTAKA
Alex S.Nitrisemito, 1991, Manajemen Personalia, Ghalia Indonesia, Jakarta.
Arikunto, Suharsini, 1989, Prosedur Penelitian Suatu Pendekatan Praktik. Bina
Aksara, Jakarta.
Tjokroamidjojo, Bintoro, 1991, Pengantar Administrasi Pembangunan, LP3S,
Jakarta.
Hasibuan,SP.Melayu, 1999, Organisasi dan Motivasi, Jakarta. Cet. Kedua, Jakarta.
Bumi Aksara.
Mangkunegara, A.A, 2005, Evaluasi Kinerja Sumber Daya Manusia, Bandung, PT.
Refika Aditaa.
Marsono, 2002, Pengembangan Sumber Daya Manusia Penyelenggara Otonomi
Daerah, Jakarta. CV. Eko Jaya.
Moekijat, 1995, Manajemen Sumber Daya Manusia, Bandung, Mandar Maju.
Rosniati, 2003. Peranan Administrasi Pembangunan Dalam Meningkatkan Gairah
Slameto, 1995, Belajar dan Faktor‐Faktor yang Mempengaruhinya, Jakarta, Renika
Cipta.
Sugiono, 2003, Statistika Untuk Penelitian, Bandung, CV.

Tidak ada komentar:

Poskan Komentar