Minggu, 20 Maret 2011

Peranan Sekretaris Dalam Menciptakan efesiensi dan Efektivitas Kerja Perusahaan Pada PT BANK TABUNGAN NEGARA ( Persero ) Cabang Banjarmasin”


j

I. Judul Penelitian
Judul penelitian pada proposal ini yaitu “ Peranan dan Posisi Sekretaris Dalam Proses Optimalisasi Tujuan Perusahaan Pada  PT BANK TABUNGAN NEGARA ( Persero ) Cabang Banjarmasin”

II. Kosentrasi Jurusan
Kosentrasi jurusan adalah Sekretaris.

III. Bidang Ilmu
Sesuai dengan konsentrasi jurusan, maka bidang ilmunya berkaitan dengan masalah kesekretariatan. Dan pada penelitian ini kami mencoba mengkaji sejauh mana Peranan Sekretaris Dalam Menciptakan efesiensi dan Efektivitas Perusahaan Pada PT BANK TABUNGAN NEGARA ( Persero ) Cabang Banjarmasin”

IV. Latar Belakang Masalah
Adanya perkembangan ilmu dan teknologi yang pesat berpengaruh terhadap kemajuan dunia bisnis sekarang. Setiap perusahaan swasta, instansi pemerintah maupun industry didirikan untuk melakukan berbagai macam kegiatan dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
Untuk tercapainya tujuan yang optimal sangat diperlukan pengorganisasian agar keseluruhan bagian bisa bekerja sama sebagai suatu sistem yang integral. Tidak atau kurang bekerjanya salah satu bagian maka secara langsung atau tidak langsung akan sangat berpengaruh dalam proses pencapaian tujuan.
Sebagai suatu bagian yang integral ini diartikan bahwa,  masing-masing unit mempunyai korelasi yang saling menunjang dan melengkapi dalam menciptakan efektivitas dan efesiensi perusahaan, yang pada gilirannya mencapai satu tujuan yang telah ditetapkan. 
Pada proses pencapaian tujuan ini sangat diperlukan pemimpin, seseorang yang bertanggunjawab penuh terhadap jalannya sebuah organisasi organisasi. Dalam menjalankan tanggungjawabnya yang besar ini seorang pemimpin dibantu oleh sekretaris, oleh karenanya sekretaris bisa dianggap sebagai tangan kanan pemimpin. Sekretaris tidak saja bertugas menanganani keskretariatan melainkan juga dia juga sebagai mediasi antara pemimpin dan bawahannya. Oleh karenanya tanpa adanya sekretaris kegiatan baik yang menyangkut dengan pimpinan, costumer maupun korespondensi akan terbengkalai.
Karena para costumer yang berkunjung dan ingin menemui pimpinan berhadapan langsung dengan sekretaris maka dari itu seorang sekretaris harus ramah dan sopan, berpenampilan menarik dan berwawasan luas dan yang tidak kalah penting mempunyai daya ingat yang kuat untuk menghafal nama – nama setiap orang di setiap unit – unit bagian dan mengingat sambungan telepon nya baik dari unit – perunit , KP, KC maupun KCP.
Sekretaris yang ada pada Bank BTN Cabang Banjarmasin ini sekaligus merangkap sebagai Operator. Maksud nya selain sebagai orang yang menangani kegiatan pimpinan sekretaris ini juga melayani telepon – telepon yang masuk ataupun keluar baik dari unit – unit lain maupun dari nasabah yang ingin berurusan dengan Bank BTN Cabang Banjarmasin maupun Kantor Cabang Pembantunya.
Pekerjaan Sekretaris ini cukup banyak dan banyak menyita waktu untuk istirahat. Setiap harinya pekerjaan yang dilakukan sekretaris selain mengatur ruang kantor pimpinan, mengatur jadwal pimpinan, menerima surat masuk dan keluar, mendistribusikan surat , mengarsip, menfaximile dan menerima telepon masuk atau keluar.
Judul ini dipilih mengingat posisi sekretaris bukanlah karyawan biasa, Sekretaris memiliki multi tugas, dia bukan cuma sekedar pembantu atasan semata melainkan juga dia memiliki kualifikasi tugas, pekerjaan, dan tanggung jawab yang sangat tinggi. Dengan kata lain sektretaris harus mampu memposisikan dirinya baik dengan atasannya maupun dengan bawahan.
Dengan atasan Sekretaris harus mampu berperan sabagai sumber dan filter informasi bagi pimpinan, dalam memenuhi fungsi, tugas dan tanggung jawab, sabagai asisten tangan kanan pimpinan dalam mengatur aktifitas perusahaan mulai dari administrative sampai human relations, sabagai perantara bagi pimpinan dan pihak – pihak yang ingin berhubungan dengan pimpinan, sebagai alternative pemikiran dari pimpinan dalam hal – hal penuangan ide, sabagai secret keeper atau pemegang rahasia pimpinan kaitannya dengan tugas perusahaan, sebagai mediator pimpinan dengan bawahan.
Sementara terhadap bawahan seorang sekretaris harus mampu berperan membantu memberikan motivasi kepada karyawan, mediator antara bawahan atau karyawan dengan pimpinan, membantu atau memfasilitasi bawahan ketika hendak bertemu dengan pimpinan, memberikan rasa puas dan bangga terhadap bawahan terhadap hasil kerja mereka.

Seorang pimpinan/atasan memiliki tugas dan tanggung jawab yang besar dalam memimpin dan mengelola perusahaan/organisasi. Dalam menjalankan perusahaan pemimpin mendelegasikan tugas dan kewenangan pada bawahannya, baik tugas-tugas rutin maupun tugas-tugas lainnya yang berkaitan dengan perusahaan. Tugas dan kewenangan itu terkadang masih bersifat global, artinya perlu penjelasan lebih lanjut mengenai tugas dan kewenangan tersebut. Disini posisi sekretaris sebagai tangan kanan pimpinan dan juga mediator antara pimpinan sangat menentukan untuk memperjelas dan memberikan keterangan lebih lanjut agar tidak terjadi bias atau kesalahtafsiran tugas dan wewenang tersebut.
Demikian juga terhadap costumer maupun nasabah dan pihak-pihak luar perusahan, sekretaris harus mampu memberikan informasi yang benar dan valid. Ketidakmampuan sekretaris dalam human relationship akan berpengaruh baik secara langsung maupun tidak terhadap image perusahaan. Citra yang buruk seringkali terjadi karena ketidakmampuan sekretaris dalam memberikan informasi yang benar dan valid kepada public.
Hal tersebut yang kadang menjadi masalah dalam suatu instansi atau perusahaan, seperti halnya cara kerja sekretaris yang ada pada PT BANK TABUNGAN NEGARA ( Persero ) cabang Banjarmasin dimana selama ini proses kerja sekretaris yang dilaksanakan setiap harinya begitu berat. Sehingga sekretaris pada perusahaan ini dituntut untuk bertanggung jawab terhadap tugasnya.
 Deskripsi di atas menggambarkan kepada kita begitu besarnya peranan sekretaris pada sebuah perusahaan. Dia adalah satu-satunya karyawan yang harus mampu memposisikan dirinya baik ke atas (pimpinan) maupun ke bawah. Tugasnya yang unik ini yang membuat seorang sekretaris dituntut untuk bersikap profesional, dia harus mampu membuat agenda, menyusun schedule dan tugas-tugas kesekretariatan yang lain, yang secara langsung akan berpengaruh dalam rangka meningkatkan efektivitas dan efesiensi kerja.  Seringkali kesalah pahaman (misunderstanding) dan biasnya pekerjaan, suasana kerja yang kaku bahkan image yang buruk pada perusahan disebabkan oleh ketidakmampuan sekretaris dalam menjalankan tugas dan peranannya dan ketidakmampuannya salam melakukan publik relation.

V. Batasan Masalah
Berdasarkan data diatas maka dalam penelitian ini, penulis hanya membatasi masalah yang diuraikan yaitu
Peranan Sekretaris Dalam Menciptakan efesiensi dan Efektivitas Kerja Perusahaan Pada PT BANK TABUNGAN NEGARA ( Persero ) Cabang Banjarmasin”

VI. Perumusan masalah
Berdasarkan latar belakang penelitian, maka penulis dapat membuat rumusan masalah yaitu :
1).  Sejauh mana Peranan dan Posisi Sekretaris Dalam meningkatkan efektivitas dan efesiensi kerja Perusahaan pada PT. Bank Tabungan Negara ( Persero ) Cabang Banjarmasin?
2).  Sejauh mana keterkaitan sekretaris dalam meningkatkan kinerja perusahaan dan pengaruhnya dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan?
3).  Bagaimana syarat – syarat sekretaris yang baik guna meningkatkan profesionalisme kerja pada Bank Tabungan Negara ( Persero ) Cabang Banjarmasin?

VII. Tujuan dan Manfaat Penelitian
1. Tujuan Penelitian
Adapun tujuan yang ingin penulis capai dalam melakukan penelitian ini adalah :
a. Untuk mengetahui proses kerja sekretaris di Bank Tabungan Negara ( Persero ) Cabang Banjarmasin.
b. Untuk mengetahui sikap seorang sekretaris dalam pelaksanaan tugasnya pada Bank Tabungan Negara ( Persero ) Cabang Banjarmasin.
c. Untuk mengetahui upaya – upaya yang dilakukan seorang sekretaris dalam rangka meningkatkan efektivitas dan efesiensi kerja pada perusahaan..
d.  Untuk mengentahui sejauhmana korelasi sekretaris dalam menciptakan efektivitas dan efesiensi kerja

2. Manfaat Penelitian
Adapun manfaat dari penelitian ini adalah sabagai berikut :
a. Manfaat teoritis
1. Sebagai pengembangan ilmu pengetahuan administrasi bisnis khususnya peranan sekretaris dalam proses tugas dan wewenang dalam pekerjaannya.
2. Sebagai bahan kepustakaan untuk menambah wawasan bagi para pembaca pada umumnya dan bagi penulis khususnya.



b. Manfaat praktis
Dari hasil penelitian ini diharapkan penulis dapat memberikan masukan atau sumber pemikiran kepada perusahaan dan dapat membantu memecahkan masalah bagi PT Bank Tabungan Negara ( Persero ) Cabang Banjarmasin mengenai upaya-upaya apa yang harus dilakukan seorang sekretaris dalam rangka meningkatkan efektivitas dan efesiensi kerja perusahaan.

VIII. Landasan teori
a) Definisi Sekretaris
Menurut Agus Suratno, Drs. Dkk ( 1996 ) sektretaris berasal dari bahasa latin yaitu secretum yang berarti rahasia dan orang yang memegang rahasia tersebut dinamakan secretarium atau secretaries.
Seorang pembantu seorang kepala yang meneriam pendiktean, menyiapkan surat – menyurat, menerima tamu – tamu, memeriksa dan mengingatkan pemimpinnya mengenai kewajibannya yang resmi atau perjanjiannya, dan melakukan banyak kewajiban lainnya yang berhubungan dengan peneingkatan efektivitas pimpinan ( M.braum & Ramon, 1994 ).
Jadi pekerjaan sekretaris adalah sebagai pembantu pimpinan, agar pimpinan tersebut dapat melaksanakan tugasnya secara efektif.
b) Jenis dan macam – macam Sekretaris
1. Sekretaris Pribadi ( private secretary )
Sekretaris pribadi hanya bekerja sebagai pembantu pimpinan dan sebagai mediator ( perantara ) pimpinan. Seorang sekretaris pribadi bukannya pegawai pimpinannya, tetapi mempunyai tanggung jawab organisasi. Pekerjaan yang diberikan kepadanya dipertanggungjawabkannya langsung kepada pimpinan yang dibantunya. Dengan demikian, dapatlah terjalin saling pengertian antara sekretaris dengan pimpinan, sehingga dapat mempercepat pekerjaan – pekerjaannya.
2. Sekretaris Perusahaan ( business secretary )
Ruang lingkup sekretaris perusahaan lebih luas dari sekretaris pribadi. Lazimnya dikenal dengan sebutan sekretaris organisasi atau sekretaris eksekutif pada perusahaan – perusahaan Negara, organisasi – organisasi Negara, lembaga – lembaga, dan perusahaan – perusahaan swasta nasional maupun asing.
Oleh karena itu, seorang sekretaris perusahaan merupakan seorang manager dibidang kesekretarisan, maka wewenang dan tanggungjawabnya lebih besar dari sekretaris pribadi.
c) Tugas dan Pekerjaan Sekretaris
Tugas sekretaris antara lain sebagai berikut :
1) Menerima dikte dan mengerjakan untuk diproses
2) Menyiapkan arsip, file pribadi dan kartu – kartu cek, list ( daftar indeks )
3) Membaca dan mensortir
4) Menyiapkan arsip – arsip pimpinan
5) Membuat perjanjian – perjanjian pimpinan & mencatatnya
6) Mengatur telepon keluar masuk
7) Mengatur perjalanan, hotel, penerima tamu, tiker bus dll
8) Mempergunakan berbagai mesin teleks
9) Mengatus korespondensi pimpinan
10) Bertindak sebagai perantara antara pimpinan dengan bawahan atau para anggota lainnya.

d) Fungsi sekretaris
Sebagai satuan organisasi yang merupakan tempat sekretaris dan pembantunya melakukan rangkaian kegiatan demi menunjang pelaksanaan tugas pokok organisasi agar dapat mencapai tugas dengan lebih lancer.
e) Seorang sekretaris harus memiliki syarat – syarat sebagai berikut :
1. Personality
Di antaranya sabar, tekun, disiplin, tidak cepat menyerah, berpenampilan baik, jujur, loyal, pandai berbicara, sopan dan bisa menjaga image perusahannya.
2. General Knowledge
Memiliki kemampuan memadai terhadap segala sesuatu perubahan dan perkembangan yang terjadi, terutama yang berkaitan dengan aktivitas organisasi.
3. Special knowledge
Memiliki pengetahuan yang berkaitan khusus dengan posisinya sebagai seorang sekretaris.
4. Skill and technic
di antaranya meliputi kemampuan mengetik, korespondensi, stenografi (sekarang bukan syarat mutlak) dan kearsipan.
5. Practice
kemampuan melaksanakan tugas sehari-hari seperti menerima telepon, menerima tamu, menyiapkan rapat, membuat agenda pimpinan dll.\
Syarat-syarat ini mutlak diperlukan, demikian juga pada bank BTN Cabang Banjarmasin, tanpa adanya sekretaris yang profesional maka kinerja perusahaan tidak akan berjalan secara optimal. Di bank BTN Cabang Banjarmasin, sekretaris tidak saja mengatur kegiatan pimpinan, menangani costumer, menjelaskan kebijakan-kebijakan perusahaan, menangani korespondensi maupun tugas-tugas keskretariatan yang lain.
Seorang sekretaris dituntut untuk memiliki personaliti yang kuat, ia tidak saja harus memiliki sikap yang ramah dan sopan, berpenampilan menarik, melainkan juga dia harus mempunyai wawasan (knowledge) dan daya ingat yang kuat untuk menghafal nama – nama setiap orang di setiap unit – unit bagian dan mengingat sambungan telepon nya baik dari unit – perunit , KP, KC maupun KCP.
Di Bank BTN Cabang Banjarmasin, seorang sekretaris harus memiliki kemampuan practice. Maksud nya selain sebagai orang yang menangani kegiatan pimpinan sekretaris ini juga melayani telepon – telepon yang masuk ataupun keluar baik dari unit – unit lain maupun dari nasabah yang ingin berurusan dengan Bank BTN Cabang Banjarmasin maupun Kantor Cabang Pembantunya.
Sekretaris juga dituntut untuk memiliki tehnik dan kemampuan (Skill and technic ) mengingat pekerjaan rutinnya untuk mengatur ruang kantor pimpinan, mengatur jadwal pimpinan, menerima surat masuk dan keluar, mendistribusikan surat , mengarsip, menfaximile dan menerima telepon masuk atau keluar.
f) Pengertian efisiensi
Sedangkan pengertian efisiensi menurut SP.Hasibuan (1984;233-4) yang mengutip pernyataan H. Emerson adalah:
“Efisiensi adalah perbandingan yang terbaik antara input (masukan) dan output (hasil antara keuntungan dengan sumber-sumber yang dipergunakan), seperti halnya juga hasil optimal yang dicapai dengan penggunaan sumber yang terbatas. Dengan kata lain hubungan antara apa yang telah diselesaikan.”
efisiensi adalah sesuatu yang kita kerjakan berkaitan dengan menghasilkan hasil yang
optimal dengan tidak membuang banyak waktu dalam proses pengerjaannya.
efektif belum tentu efisien dan begitu sebaliknya

Dari pengertian di atas maka semakin tinggi efisiensi yang bisa dilakukan akan semakin tinggi pula output yang akan dihasilkan.
g) Dasar Pendelegasian
1. Pimpinan hanya dapat bekerja bersama dan bekerja melalui orang lain sesuatu yang hanya diwujudkan melalui pendelegasian
2. Melalui pendelegasian pemberian tugas, wewenang, hak, tanggungjawab kepada bawahan demi pemastian tanggungjawab tugas ( agar tiap individu suatu organisasi berfungsi secara normal )
3. Dengan pendelegasian tugas dapat berjalan dengan baik tanpa kehadiran atasan secara langsung
4. Dalam pendelegasian pimpinan mempercayakan tugas, wewenang, hak, dan tanggungjawab yang sekaligus “ menuntut “ adanya hasil kerja yang pasti dari bawahan.
h) Factor penting pendelegasian
1. Tugas yang tepat harus diberiakan kepada orang yang tepat pula sesuai dengan kapasitas atau kopetensi yang ada padanya
2. Tugas yang tepat yang akan didelegasikan harus sepadan dengan wewenang, hak, tanggungjawab, kewajiban dan pertanggungjawaban yang tepat pula
3. Mempercayakan suatu tugas harus disertai perhitungan waktu yang tepat dalam suatu system manajemen terpadu yang baik
4. Pendelegasian harus dilaksanakan dengan ekspektasi pragmatis yang didukung dengan system pengawasan yang baik guna menciptakan efektifitas kerja serta produksi yang tinggi
5. Pemimpin sebagai pemberi tugas harus secara konsisten memberikan dukungan penuh ( backing ) kepada setiap bawahan yang menerima tugas darinya.
i) Pengertian Wewenang
Adalah hak untuk melakukan sesuatu atau memerintah orang lain untuk melakukan atau tudak melakukan sesuatu agar tercapai tujuan tertentu. Wewenang merupakan hasil delegasi atau pelimpahan wewenang dari atasan kebawahan dalam suatu organisasi. Jadi wewenang tergantung pada penerima ( receiver ) yang memutuskan untuk menerima atau menolak.
j) Wewenang lini dan staf
Wewenang Lini yaitu mempunyai fungsi untuk bertanggungjawab langsung atas tercapainya tujuan – tujuan perusahaan.
Wewenang Staf yaitu individu atau kelompok ( terdiri para ahli ) dalam struktur organisasi yang fungsi utamanya memberiakan saran dan pelayanan kepada fungsi lini.
Ada dua ( 2 ) tipe staf yaitu :
1. Staf pribadi ( personal staf )
Staf pribadi dibentuk untuk memberikan saran, bantuan dan jasa kepada seorang manager. Staf pribadi biasanya disebut asisten atau asisten staf yang mempunyai banyak tugas untuk atasan dan biasanya generalis.
2. Staf spesialis
Memberikan saran, konsultasi, bantuan, dan melayani seluruh lini dan unsure organisasi. Bertanggung jawab ke tingkatan – tingkatan organisasi yang bermacam – macam, seperti tingkatan devisi, tingkatan bagian ataupun tingkatan cabang yang berdiri sendiri.

IX. Metode Penelitian
a. Jenis penelitian
Jenis penelitian yang digunakan adalah deskriptif. Deskriptif adalah menggambarkan masalah sebagaimana adanya, atau sesuai dengan kenyataan (fakta) yang terjadi pada objek penelitian. Sehingga dapat dilakukan pemikiran serta upaya-upaya yang perlu dilakukan untuk memecahkan masalah. (Sugiono, 2001:15).

b. Sumber Data
Sumber data yang digunakan dalam penelitian di PT Bank Tabungan Negara ( Persero ) Cabang Banjarmasin ada 2 yaitu :
1. Sumber Data Primer
Yaitu data yang diperoleh secara langsung oleh peneliti pada tempat yang menjadi objek penelitian, misalnya dengan cara melakukan wawancara dengan lansung dengan sekretaris Bank Tabungan Negara ( Persero ) Cabang Banjarmasin.
2. Sumber Data Sekunder
Yaitu data yang diperoleh dari data yang sudah baku pada organisasi yang menjadi objek penelitian, misalnya dokumen-dokumen dari perusahaan tersebut atau buku panduan yang ada diperusahaan tersebut baik itu mengenai latar belakang perusahaan, berdirinya perusahaan dan lain-lain.


c. Teknik Pengumpulan Data
Untuk mendapatkan data yang dibutuhkan dalam pembuatan proposal ini. Peneliti menggunakan beberapa metode, yaitu sebagai berikut :
1. Observasi (Pengamatan)
Yaitu teknik pengumpulan data yang digunakan peneliti melalui pengamatan penelitian berkenaan dengan prilaku manusia, proses kerja, sehingga menghasilkan data yang akurat dan lebih rinci mengenai subjek penelitian (Sugiono, 2001:15).
2. Interview (wawancara)
Adanya tanya jawab dengan pihak perusahaan yaitu wawancara tidak berstruktur, dimana wawancara ini tidak menggunakan wawancara yang tersusun secara sistematis (Sugiono, 2001:1).
3. Studi Pustaka
Yaitu mengumpulkan literature mengenai teori-teori, buku-buku serta dokumen yang berkenaan dengan masalah yang akan dibahas.
d. Metode Analisis Data
Metode analisis data yang digunakan penulis adalah metode analisis data non statistic, yang tidak menggunakan rumus-rumus statistik untuk menganalisa data dimana data ini hanya dengan mendeskripsikan atau menggambarkan data yang telah terkumpul sebagaimana mestinya.
Dalam menganalisa data dan informasi, penyusun menggunakan analisa deskriptif, yaitu untuk menganalisa data dengan cara mendeskripsikan atau menggambarkan data yang telah terkumpul sebagaimana adanya tanpa ada maksud membuat kesimpulan yang berlaku untuk umum atau generelisasi (Sugiono, 2001:15).
e. Lokasi Penelitian
Lokasi Kantor PT Bank Tabungan Negara ( Persero ) CabangBanjarmasin Jl. RE.Martadinata No.04 Tel.( 0511 ) 68133 – 66669 – 66670 Fax. ( 0511 ) 66492 Telex : 38180.

X. Jadwal Penelitian
No. Kegiatan Minggu
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11
1 Persiapan penelitian X
2 Penyusunan proposal X X
3 Perbaikan proposal X X
4 Pengumpulan data X
5 Pengolahan data X
6 Pelaporan sementara (draft) X
7 Perbaikan draft X
8 Seminar/Pengujian X
9 Perbaikan dan penggandaan X



PROPOSAL TUGAS AKHIR
Peranan dan Posisi Sekretaris Dalam Proses Optimalisasi Tujuan Perusahaan Pada  PT BANK TABUNGAN NEGARA ( Persero )
CABANG BANJARMASIN
Diajukan sebagai Persyaratan untuk Menyelesaikan
Program Pendidikan Diploma III pada Jurusan Administrasi Bisnis
Politeknik Negeri Banjarmasin

Oleh
IIS SETIANINGSIH NIM B03.08.0044

KEMENTRIAN PENDIDIKAN NASIONAL
POLITEKNIK NEGERI BANJARMASIN
JURUSAN ADMINISTRASI BISNIS
BANJARMASIN
2011
DAFTAR PUSTAKA

Puji Herijanto. 1994. Kamus Besar Bahasa Indonesia Edisi Kedua. Bandung : Angkasa.

Rosana, Cut, (dkk). 1994. Surat Menyurat dan Komunikasi Jilid I. Bandung : Armico.

Sugiono. 2002 : 15. Metode Penelitian Adminitrasi Bandung : CV Alfabeta
W.J.S Poerwadarminta. 1994. Dalam Kamus Umum Bahasa Indonesia. Bandung : Angkasa


Tidak ada komentar:

Poskan Komentar