Judul ini dipilih mengingat posisi sekretaris bukanlah karyawan biasa, sekretaris memiliki multi tugas, dia bukan cuma sekadar pembantu atasan semata, melainkan juga dia memiliki kualifikasi tugas, pekerjaan, dan tanggung jawab yang sangat tinggi. Dengan kata lain sekretaris harus mampu memposisikan dirinya baik dengan atasannya maupun dengan bawahan. Dengan atasan seorang sekretaris harus mampu berperan sebagai berikut:
• Sumber dan filter informasi bagi pimpinan, dalam memenuhi fungsi, tugas dan tanggung jawab.
• Assiten/tangan kanan pimpinan dalam mengatur aktivitas perusahaan. Mulai dari administrative sampai human relations.
• Perantara bagi pimpinan dan pihak-pihak yang ingin berhubungan dengan pimpinan.
• Alternatif pemikiran dari pimpinan dalam hal penuangan ide-ide.
• Secret Keeper/pemegang rahasia pimpinan kaitannya dengan tugas perusahaan.
• Mediator pimpinan dengan bawahan.
Sementara terhadap bawahan, seorang sekretaris harus mampu berperan sebagai berikut:
• Membantu memberikan motivasi kepada karyawan lain.
• Mediator antara bahawan/karyawan dengan pimpinan.
• Membantu/memfasilitasi bawahan ketika hendak bertemu dengan pimpinan.
• Memberikan rasa puas dan bangga kepada bawahan terhadap hasil kerja mereka.
Mengingat tugas dan peranan sekretaris yang begitu besar, maka seorang sekretaris professional dituntut untuk memiliki syarat-syarat sebagai berikut:
1. Personality. Di antaranya sabar, tekun, disiplin, tidak cepat menyerah, berpenampilan baik, jujur, loyal, pandai berbicara, sopan dan bisa menjaga image perusahannya.
2. General Knowledge. Memiliki kemampuan memadai terhadap segala sesuatu perubahan dan perkembangan yang terjadi, terutama yang berkaitan dengan aktivitas organisasi.
3. Special knowledge. Memiliki pengetahuan yang berkaitan khusus dengan posisinya sebagai seorang sekretaris.
4. Skill and technic, di antaranya meliputi kemampuan mengetik, koresponednsi, stenografi (sekarang bukan syarat mutlak) dan kearsipan.
5. Practice, kemampuan melaksanakan tugas seharu-hari seperti menerima telepon, menerima tamu, menyiapkan rapat, membuat agenda pimpinan dll
Syarat-syarat ini mutlak diperlukan, demikian juga pada bank BTN Cabang Banjarmasin, tanpa adanya sekretaris yang profesional maka kinerja perusahaan tidak akan berjalan secara optimal. Di bank BTN Cabang Banjarmasin, sekretaris tidak saja mengatur kegiatan pimpinan, menangani costumer, menjelaskan kebijakan-kebijakan perusahaan, menangani korespondensi maupun tugas-tugas keskretariatan yang lain.
Seorang sekretaris dituntut untuk memiliki personaliti yang kuat, ia tidak saja harus memiliki sikap yang ramah dan sopan, berpenampilan menarik, melainkan juga dia harus mempunyai wawasan (knowledge) dan daya ingat yang kuat untuk menghafal nama – nama setiap orang di setiap unit – unit bagian dan mengingat sambungan telepon nya baik dari unit – perunit , KP, KC maupun KCP.
Di Bank BTN Cabang Banjarmasin, seorang sekretaris harus memiliki kemampuan practice. Maksud nya selain sebagai orang yang menangani kegiatan pimpinan sekretaris ini juga melayani telepon – telepon yang masuk ataupun keluar baik dari unit – unit lain maupun dari nasabah yang ingin berurusan dengan Bank BTN Cabang Banjarmasin maupun Kantor Cabang Pembantunya.
Sekretaris juga dituntut untuk memiliki tehnik dan kemampuan (Skill and technic ) mengingat pekerjaan rutinnya untuk mengatur ruang kantor pimpinan, mengatur jadwal pimpinan, menerima surat masuk dan keluar, mendistribusikan surat , mengarsip, menfaximile dan menerima telepon masuk atau keluar.
Apabila tidak ada sekretaris urusan pekerjaan tersebut akan terbengkalai tidak ada yang mengerjakan, walaupun operator bisa digantikan dengan orang lain tetapi untuk urusan mengatur jadwal pimpinan, mendistribusikan surat masuk dan keluar yang segera ditangani tidak bisa dilakukann oleh orang lain apalagi mengarsipnya.
Pada suatu saat sekretaris yang ada pada Bank BTN Cabang Banjarmasin berhalangan hadir karena urusan yang sangat penting dan tidak bisa masuk kerja. Pada hari itu semua pekerjaan yang menyangkut pimpinan terbengkalai dan semua berantakan, walau tugas menerima telepon bisa digantikan oleh orang lain ( satpam ), tetapi untuk masalah korespondensi tidak bisa digantikan oleh orang lain.
Kerena pada Bank BTN Cabang Banjarmasin semua unit atau bagian – bagian nya telah mempunyai pekerjaannya masing–masing. Kerena setiap unit mempunyai beberapa bawahan saja yang menangani urusan nya masing–masing yang tidak bisa untuk ditinggalkan baik itu urusan TS ( Teller Service ), LS ( Loan Service ), TP ( Transaction Processing ), LA ( Loan Administration ), RS ( Retail Service ),FR ( Finansial Reporting ), OP ( Operational ), BC ( Bookeping and Control ), LR ( Loan Recovery ).
Maka dari itu apabila sekretaris tidak masuk semua pekerjaan yang menyangkut pekerjaan sekretaris semua akan terbengkalai. Dan pada saat itu semua surat masuk yang sangat segera saja yang langsung ditindak lanjuti dan diserahkan kepada pimpinan untuk diambil keputusan selanjutnya, karena bukan sekretaris sendiri yang menangani karespondensi tersebut maka tidak ada copian untuk di arsip sebagai arsip perusahaan dan sekretaris harus meminta copiannya kembali untuk diarsip ke kantor cabang lainnya sabagai barang bukti.
Itu sebabnya sekretaris sangat penting di PT BTN Cabang Banjarmasin, apabila tidak ada sekretaris maka semua hal–hal yang sangat segera susah untuk ditindak lanjuti oleh orang yang dituju.
Keberadaan sekretaris pada PT BTN Cabang Banjarmasin sangat vital sekali dalam pendistribusian surat maupun melayani costumer lewat telepon.
Bank Tabungan Negara Cabang Banjarmasin mempunyai hari kerja 5 ( lima ) hari dalam seminggu yaitu Senin, Selasa, Rabu, Kamis dan Jum’at dengan jam kerja tang terbagi atas :
Masuk 07.00 – 12.00
Istirahat 12.00 – 13.00
Masuk 13.00 – 17.00
Terkecuali untuk hari Jum’at hanya jam istirahatnya saja yang berbeda dari hari biasanya yaitu :
Istirahat 12.00 – 13.30
Deskripsi di atas menggambarkan kepada kita begitu besarnya peranan sekretaris pada sebuah perusahaan. Dia adalah satu-satunya karyawan yang harus mampu memposisikan dirinya baik ke atas (pimpinan) maupun ke bawah. Tugasnya yang unik ini yang membuat seorang sekretaris terlibat baik secara langsung maupun tidak dalam proses pendelegasian tugas dan wewenang. karena pada kenyataan seringkali kesalahan pahaman (misunderstanding) dan biasnya pekerjaan disebabkan oleh ketidakmampuan sekretaris dalam menjelaskan pada bawahan.
Seorang pimpinan/atasan memiliki tugas dan tanggung jawab yang besar dalam memimpin dan mengelola perusahaan/organisasi. Dalam menjalankan perusahaan pemimpin mendelegasikan tugas dan kewenangan pada bawahannya, baik tugas-tugas rutin maupun tugas-tugas lainnya yang berkaitan dengan perusahaan. Tugas dan kewenangan itu terkadang masih bersifat global, artinya perlu penjelasan lebih lanjut mengenai tugas dan kewenangan tersebut. Disini posisi sekretaris sebagai tangan kanan pimpinan dan juga mediator antara pimpinan sangat menentukan untuk memperjelas dan memberikan keterangan lebih lanjut agar tidak terjadi bias atau kesalahtafsiran tugas dan wewenang tersebut.
Demikian juga terhadap costumer maupun nasabah dan pihak-pihak luar perusahan, sekretaris harus mampu memberikan informasi yang benar dan valid. Ketidakmampuan sekretaris dalam human relationship akan berpengarus baik secara langsung maupun tidak terhadap image perusahaan. Citra yang buruk seringkali terjadi karena ketidakmampuan sekretaris dalam memberikan informasi yang benar dan valid kepada public.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar