PENDELEGASIAN TUGAS SEKRETARIS PADA PT BANK TABUNGAN NEGARA "

BAB II
LANDASAN TEORI

2.1 Pengertian Pendelegasian
Pendelegasian wewenang merupakan sesuatu yang vital dalam organisasi kantor. Atasan perlu melakukan pendelegasian wewenang agar mereka bisa menjalankan operasi manajemen dengan baik. Selain itu, pendelegasian wewenang adalah konsekuensi logis dari semakin besarnya organisasi. Bila seorang atasan tidak mau mendelegasikan wewenang, maka sesungguhnya organisasi itu tidak butuh siapa-siapa selain dia sendiri.Bila atasan menghadapi banyak pekerjaan yang tak dapat dilaksanakan oleh satu orang, maka ia perlu melakukan delegasi. Pendelegasian juga dilakukan agar manajer dapat mengembangkan bawahan sehingga lebih memperkuat organisasi, terutama di saat terjadi perubahan susunan manajemen.
Yang penting disadari adalah di saat kita mendelegasikan wewenang kita memberikan otoritas pada orang lain, namun kita sebenarnya tidak kehilangan otoritas orisinilnya. Ini yang sering dikhawatirkan oleh banyak orang. Mereka takut bila mereka melakukan delegasi, mereka kehilangan wewenang, padahal tidak, karena tanggung jawab tetap berada pada sang atasan.

Menurut Marquis dan Huston ( 1988 ) dalam Nursalam (2002) bahwa Pendelegasian ialah tindakan memercayakan tugas ( yang pasti dan jelas ), kewenangan, hak, tanggung jawab, kewajiban, dan pertanggungjawaban kepada bawahan secara individu dalam setiap posisi tugas. Pendelegasian dilakukan dengan cara membagi tugas, kewenangan, hak, tanggung jawab, kewajiban, serta pertanggungjawaban, yang ditetapkan dalam suatu penjabaran/deskripsi tugas formil dalam organisasi. Delegasi yang efektif berarti terbaginya beban kerja, dengan bonus tambahan mengembangkan kemampuan dan tanggung jawab kepada yang lain.
Pendelegasian adalah bagian dari manajemen yang memerlukan latihan manajemen profesional yang dikembangkan untuk dapat menerima pendelegasian tanggung jawab secara structural ( Swanburg.RC,2000 ).
Pendapat lain mengatakan pendelegasian itu bahwa didefinisikan sabagai pelimpahan wewenang dan tanggungjawab formal kepada orang lain, untuk melaksanakan kegiatan tertentu ( Handoko. 1991 : 224 ).
2.1.1 Beberapa alasan mengapa pendelegasian diperlukan yaitu :
a) Memungkinkan atasan dapat mencapai lebih dari pada mereka menangani setiap tugas sendiri.
b) Agar organisasi dapat berfungsi lebih efisien.
c) Atasan dapat memusatkan tenaga kepada suatu tugas yang lebih diprioritaskan.
d) Dengan pendelegasian, memungkinkan bawahan untuk tumbuh dan berkembang, bahkan dapat dipergunakan sebagai bahan informasi untuk belajar dari kesalahan atau keberhasilan.
e) Karena atasan tidak mempunyai kemampuan yang dibutuhkan dalam pembuatan keputusan.

2.1.2 Prinsip – prinsip klasik yang dapat dijadikan dasar untuk delegasi yang efektif :
a) Prinsip scalar.
b) Prinsip kesatuan perintah.
c) Tanggung jawab, wewenang, dan akuntabilitas.


2.1.3 Kemungkinan kegagalnya delegasi, yaitu:
a) Atasan merasa lebih jika mereka tetap mempertahankan hak pembuatan keputusan.
b) Atasan tidak ingin ambil resiko kalau saja bawahannya salah ataupun gagal dalam menjalankan wewenangnya.
c) Atasannya kurang atau tidak percaya kepada bawahannya.
d) Atasan takut apabila seorang bawahannya melakukan tugas dengan sangat baik dan efektif, sehingga dapat mengancam posisinya sebagai atasan.
e) Bawahan tidak menerima dengan alasan dapat menambah tanggung jawab yang sudah diterima.
f) Bawahan takut tidak dapat menjalankan tugas – tugas dengan benar dan dikatakan gagal.
g) Bawahan merasa tertekan apabila dilimpahkan tanggung jawab yang lebih besar.

2.2 Asas Pendelegasian, yaitu : (Hasibuan, hal. 66-76).
a) Asas kepercayaan
b) Asas delegasi atas hasil yang diharapkan
c) Asas kejelasan tugas
d) Asas rantai berkala
e) Asas tingkat wewenang
f) Asas kesatuan komando
g) Asas keseimbang wewenang dan tanggung jawab
h) Asas pembagian kerja
i) Asas efisiensi
j) Asas kemutlakan tanggung jawab.

2.3 Teknik Pendelegasian yaitu :
1) Latih dan kembangkan staf.
2) Rencanakan sebelumnya, hal ini untuk mencegah masalah-masalah.
3) Kontrol dan koordinasikan pekerjaan staf jangan mengembangkan cara pengukuran pencapaian tujuan dengan komunikasi, standar, alat ukur, dan umpan balik untuk mencegah kesalahan.
4) Kunjungan staf secara periodik, bicarakan masalah-masalah moral yang potensial, ketidak-setujuan, dan kemarahan.
5) Koordinasikan untuk mencegah duplikasi usaha.
6) Pecahkan masalah dan pikirkan ide-ide baru, tekankan agar staf dapat memecahkan masalahnya sendiri.
7) Terima pendelegasian sesuai dengan yang diinginkan.
8) Tetapkan tujuan dan sasaran yang spesifik.
9) Ketahui kemampuan staf dan berikan tugas dari tanggung jawab yang sesuai kepada staf, yakni kemampuan staf sangat penting.
10) Kesepakatan tehadap standar kinerja.
11) Berikan sesuai minat.
12) Kaji hasilnya, tetapkan dengan jelas dan langsung tanyakan tentang batas waktu untuk menyelesaikan tugas dan laporan.
13) Berikan penghargaan yang tepat.
14) Jangan ambil kembali tugas yang telah didelegasikan.
2.4 Dasar Pendelegasian
1) Pimpinan hanya dapat bekerja bersama dan bekerja melalui orang lain sesuatu yang hanya diwujudkan melalui pendelegasian
2) Melalui pendelegasian pemberian tugas, wewenang, hak, tanggungjawab kepada bawahan demi pemastian tanggungjawab tugas ( agar tiap individu suatu organisasi berfungsi secara normal )
3) Dengan pendelegasian tugas dapat berjalan dengan baik tanpa kehadiran atasan secara langsung
4) Dalam pendelegasian pimpinan mempercayakan tugas, wewenang, hak, dan tanggungjawab yang sekaligus “ menuntut “ adanya hasil kerja yang pasti dari bawahan.
2.5 Factor penting pendelegasian
1) Tugas yang tepat harus diberiakan kepada orang yang tepat pula sesuai dengan kapasitas atau kopetensi yang ada padanya
2) Tugas yang tepat yang akan didelegasikan harus sepadan dengan wewenang, hak, tanggungjawab, kewajiban dan pertanggungjawaban yang tepat pula
3) Mempercayakan suatu tugas harus disertai perhitungan waktu yang tepat dalam suatu system manajemen terpadu yang baik
4) Pendelegasian harus dilaksanakan dengan ekspektasi pragmatis yang didukung dengan system pengawasan yang baik guna menciptakan efektifitas kerja serta produksi yang tinggi
5) Pemimpin sebagai pemberi tugas harus secara konsistenmemberikan dukungan penuh ( backing ) kepada setiap bawahan yang menerima tugas darinya.

2.6 Definisi Sekretaris
Menurut Agus Suratno, Drs. Dkk ( 1996 ) sektretaris berasal dari bahasa latin yaitu secretum yang berarti rahasia dan orang yang memegang rahasia tersebut dinamakan secretarium atau secretaries.
Seorang pembantu seorang kepala yang meneriam pendiktean, menyiapkan surat – menyurat, menerima tamu – tamu, memeriksa dan mengingatkan pemimpinnya mengenai kewajibannya yang resmi atau perjanjiannya, dan melakukan banyak kewajiban lainnya yang berhubungan dengan peningkatan efektivitas pimpinan ( M.braum & Ramon, 1994 ).
Jadi pekerjaan sekretaris adalah sebagai pembantu pimpinan, agar pimpinan tersebut dapat melaksanakan tugasnya secara efektif.
2.7 Jenis dan macam – macam Sekretaris
1. Sekretaris Pribadi ( private secretary )
Sekretaris pribadi hanya bekerja sebagai pembantu pimpinan dan sebagai mediator ( perantara ) pimpinan. Seorang sekretaris pribadi bukannya pegawai pimpinannya, tetapi mempunyai tanggung jawab organisasi. Pekerjaan yang diberikan kepadanya dipertanggungjawabkannya langsung kepada pimpinan yang dibantunya. Dengan demikian, dapatlah terjalin saling pengertian antara sekretaris dengan pimpinan, sehingga dapat mempercepat pekerjaan – pekerjaannya.
2. Sekretaris Perusahaan ( business secretary )
Ruang lingkup sekretaris perusahaan lebih luas dari sekretaris pribadi. Lazimnya dikenal dengan sebutan sekretaris organisasi atau sekretaris eksekutif pada perusahaan – perusahaan Negara, organisasi – organisasi Negara, lembaga – lembaga, dan perusahaan – perusahaan swasta nasional maupun asing.
Oleh karena itu, seorang sekretaris perusahaan merupakan seorang manager
dibidang kesekretarisan, maka wewenang dan tanggungjawabnya lebih besar dari sekretaris pribadi.
2.7.1 Tugas dan Pekerjaan Sekretaris
Tugas sekretaris antara lain sebagai berikut :
1) Menerima dikte dan mengerjakan untuk diproses
2) Menyiapkan arsip, file pribadi dan kartu – kartu cek, list ( daftar indeks )
3) Membaca dan mensortir
4) Menyiapkan arsip – arsip pimpinan
5) Membuat perjanjian – perjanjian pimpinan & mencatatnya
6) Mengatur telepon keluar masuk
7) Mengatur perjalanan, hotel, penerima tamu, tiker bus dll
8) Mempergunakan berbagai mesin teleks
9) Mengatus korespondensi pimpinan
10) Bertindak sebagai perantara antara pimpinan dengan bawahan atau para anggota lainnya.

2.7.2 Fungsi sekretaris
Sebagai satuan organisasi yang merupakan tempat sekretaris dan pembantunya melakukan rangkaian kegiatan demi menunjang pelaksanaan tugas pokok organisasi agar dapat mencapai tugas dengan lebih lancer.

2.8 Seorang sekretaris harus memiliki syarat – syarat sebagai berikut :
1. Personality
Di antaranya sabar, tekun, disiplin, tidak cepat menyerah, berpenampilan baik, jujur, loyal, pandai berbicara, sopan dan bisa menjaga image perusahannya.
2. General Knowledge
Memiliki kemampuan memadai terhadap segala sesuatu perubahan dan perkembangan yang terjadi, terutama yang berkaitan dengan aktivitas organisasi.
3. Special knowledge
Memiliki pengetahuan yang berkaitan khusus dengan posisinya sebagai seorang sekretaris.
4. Skill and technic
Diantaranya meliputi kemampuan mengetik, korespondensi, stenografi (sekarang bukan syarat mutlak) dan kearsipan.
5. Practice
kemampuan melaksanakan tugas sehari-hari seperti menerima telepon, menerima tamu, menyiapkan rapat, membuat agenda pimpinan dll.

Syarat-syarat ini mutlak diperlukan, demikian juga pada bank BTN Cabang Banjarmasin, tanpa adanya sekretaris yang profesional maka kinerja perusahaan tidak akan berjalan secara optimal. Di bank BTN Cabang Banjarmasin, sekretaris tidak saja mengatur kegiatan pimpinan, menangani costumer, menjelaskan kebijakan-kebijakan perusahaan, menangani korespondensi maupun tugas-tugas keskretariatan yang lain.
Seorang sekretaris dituntut untuk memiliki personaliti yang kuat, ia tidak saja harus memiliki sikap yang ramah dan sopan, berpenampilan menarik, melainkan juga dia harus mempunyai wawasan (knowledge) dan daya ingat yang kuat untuk menghafal nama – nama setiap orang di setiap unit – unit bagian dan mengingat sambungan telepon nya baik dari unit – perunit , KP, KC maupun KCP.
Di Bank BTN Cabang Banjarmasin, seorang sekretaris harus memiliki kemampuan practice. Maksud nya selain sebagai orang yang menangani kegiatan pimpinan sekretaris ini juga melayani telepon – telepon yang masuk ataupun keluar baik dari unit – unit lain maupun dari nasabah yang ingin berurusan dengan Bank BTN Cabang Banjarmasin maupun Kantor Cabang Pembantunya.
Sekretaris juga dituntut untuk memiliki tehnik dan kemampuan (Skill and technic ) mengingat pekerjaan rutinnya untuk mengatur ruang kantor pimpinan, mengatur jadwal pimpinan, menerima surat masuk dan keluar, mendistribusikan surat , mengarsip, menfaximile dan menerima telepon masuk atau keluar.
2.9 Kedudukan Sekrataris
Agar seorang Sekretaris dapat meningkatkan kedudukannya serta memperoleh penghargaan dari pimpinannya, maka mereka harus melaksanakan tugas – tugas mereka dengan baik, sehingga pimpinannya merasakan manfaat mereka yang sebenernya. Tidak ada teori yang mendasari tinggi rendahnya kedudukan seseorang Sekretaris dalam suatu perusahaan.
Untuk member gambaran yang lebih jelas, maka dibawah ini diutarakan beberapa kedudukan tugas atau pekerjaan Sekretaris pimpinan, yaitu :
1) Melaksanakan kegiatan penangana informasi untuk seorang pimpinan tertentu.
2) Ruang lingkupnya meliputi semua aspek kegiatan perkantoran
3) Kedudukan diantara organisasi adalah langsung bertanggungjawab atau mendapat perintah dari pimpinan tingkat atas atau menegah, dengan kata lain bukan supervisor.
4) Tugasnya meliputi tugas rutin, melaksanakan intruksi tugas kreatif.